Должностная инструкциясекретаря. Должностная инструкция Секретари что входит в ваши обязанности

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

Устав предприятия;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией;
правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6. Право подписи

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

прием посетителей;
прием телефонных звонков;
ведение делопроизводства;
планирование рабочего дня руководителя;
организация совещаний;
заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
заказ канцтоваров для офиса;
выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

среднее или высшее образование;
владение ПК;
знание основ делопроизводства;
знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

пунктуальность;
умение хорошо выглядеть (презентабельность);
организованность.

Образец резюме секретаря

Образец резюме

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Вернуться назад на Обязанности руководителя

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

— Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

— Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

— Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

— Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.

— По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.

— Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

— Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

— Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

— Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

— Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

— Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

— Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

— Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

— Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

— Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

— Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

— Принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь несет ответственность:

— За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

— За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

— За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Обязанности директора
Бывший директор
Внешнее управление
Оперативное управление
Система управления

Назад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).

Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.

Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.

Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.

Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).

Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:

1) общие положения;

2) функции;

3) должностные обязанности;

5) ответственность;

6) взаимоотношения;

7) связи по должности.

Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».

Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ).

В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.

Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.

Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.

В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;

2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;

3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;

4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;

5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;

6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.

д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;

7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;

8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;

9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;

10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:

1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

3) обработать и отправить исходящие документы;

4) наметить мероприятия на следующий день.

В течение всего рабочего дня ведутся:

а) работа с посетителями, телефонные переговоры;

б) подшивка исполненных документов в дела;

в) выполнение работ на компьютере;

г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:

1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;

2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;

3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.

СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.

Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.

Понятие секретарь и разновидности
Понятие «секретарь» достаточно широкое. В переводе с латыни слово «secretarius» обозначает «доверенное лицо».

Обычно отношения между секретарем и руководителем бывают достаточно доверительными, так и должно быть, т.к. обязывают должностные полномочия.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, приведу пример некоторых из них:
Технический секретарь – работает с оргтехникой (факсом, многофункциональным устройством, персональным компьютером), пользуется Интернетом, выполняет поручения руководителей и сотрудников, обзванивает фирмы и учреждения по поручению руководителя, принимает и отправляет сообщения по средствам связи.
Секретарь приемной – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей.
Секретарь офиса – принимает и анализирует корреспонденцию, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов, ведет документацию.
Секретарь-референт — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции.
Офис-менеджер – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.
В небольших коммерческих организациях секретари, как бы они ни назывались, отличаются тем, что им приходится выполнять универсальную работу.
Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, опрятный внешний вид, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

4. Ответственность секретаря

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью.

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Назначение справочника сформулировано достаточно чётко: "Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений".

В справочнике в отличие от предыдущего "Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих" есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" записано, что "Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др."

Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению.

Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.

Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Он должен знать;

■ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

■ Государственную систему документационного обеспечения управления;

■ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

■ структуру предприятия, учреждения, организации;

■ организацию делопроизводства;

■ схемы документооборота;

■ порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;

■ сроки и порядок сдачи дел в архив;

■ системы организации контроля за исполнением документов;

■ оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

■ основы экономики, организации производства, труда и управления;

■ законодательство о труде;

■ правила внутреннего трудового распорядка;

■ правила и нормы охраны труда8. .

Новой является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Рассмотрим её.

Должностные обязанности.

♦ Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

♦ Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

♦ Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

♦ Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

♦ Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

♦ Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

♦ Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

♦ Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

♦ По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

♦ Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

♦ Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

♦ Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

♦ Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банкданных.

♦ Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

♦ Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

♦ Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

♦ постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

♦ организацию делопроизводства;

♦ методы оформления и обработки документов;

♦ архивное дело;

♦ машинопись;

♦ правила пользования приемно-переговорными устройствами;

♦ основы этики и эстетики;

♦ правила делового общения;

♦ основы организации труда и управления;

♦ правила эксплуатации вычислительной техники;

♦ основы административного права и законодательства о труде;

♦ правила и нормы охраны труда9.

Как видно из приведённой квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике, изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

> Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

> Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.

> Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

> Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.

> Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективней работе руководителя.

> Передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

> Печатает по указанию руководителя различные материалы.

> Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

> Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

> Принимает документы на подпись руководителю.

> Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

> Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

> Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

♦ положения, инструкции, другие руководящие материалы и нор

мативные документы по ведению делопроизводства;

♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; : машинопись;

♦ правила орфографии и пунктуации;

♦ порядок расположения материала при печатании различных документов;

♦ правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

♦ правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов

♦ правила пользования приёмно-переговорными устройствами;

♦ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

♦ основы организации труда;

♦ основы законодательства о труде;

♦ правила внутреннего трудового распорядка;

♦ правила и нормы охраны труда10.

Приведенные должностные характеристики достаточно подробно описывают функции секретаря, требования кего знаниям и помогут ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

■ Общие положения

■ Функции

■ Должностные обязанности

■ Ответственность

Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.

Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.

Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках*. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:

У предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;

> организации приема и определения приоритетности приема посетителя;

У "фильтрации" телефонных звонков;

> контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;

> контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;

У доступа к информации;

> запроса информации и документов для руководителя;

> представлять свою организацию и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря". Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику.

Гриф утверждения

ЗАО «Бизнес-школа

"Интел-Синтез"

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

[Секретаря I

Структура текста

■ Общие положения

■ Функции

Ш Должностные обязанности

■ Ответственность

■ Взаимоотношения (связи по должности)

Должность подпись расшифровка подписи

С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи

Должностная инструкциясекретаря. Должностная инструкция Секретари что входит в ваши обязанности

I. Общие положения

II. Должностные обязанности

III. Права

IV. Ответственность

История профессии

Обязанности секретаря

Требования к секретарю

Образец резюме секретаря

Как стать секретарем

Зарплата секретаря

Мы в соцсетях

Категории