Секретарь руководителя
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;
1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
1) специфику основной деятельности организации;
2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;
3) руководящий состав организации и ее подразделений;
4) функции самоменеджмента;
5) принципы и правила планирования рабочего времени;
6) постановку целей;
7) правила проведения деловых переговоров;
8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
9) основы управления временем;
10) телефонные контакты руководителя;
11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
13) правила поддержания и развития межличностных отношений;
14) правила защиты конфиденциальной информации;
15) порядок подготовки и проведения командировок;
16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
17) деловой протокол;
18) этику делового общения;
19) правила организации приема посетителей;
20) правила речевого этикета;
21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
27) составление сметы расходов;
28) основы написания речей и докладов руководителя;
29) правила делового общения, делового этикета;
30) этикет и основы международного протокола;
31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
32) принципы, способы информирования сотрудников;
33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;
34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
37) основы эргономики офиса и флористики;
39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
43) правила документационного обеспечения деятельности организации;
44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
46) виды документов, их назначение;
47) основы документной лингвистики;
48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
49) правила подписания и утверждения документов;
50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
51) грамматические правила русского языка;
52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
53) современные информационные технологии работы с документами;
54) порядок работы с документами, схемы документооборота;
55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
59) системы электронного документооборота;
60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
66) состав внешних информационных потоков;
67) состав внутренних информационных потоков;
68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
69) особенности формирования баз данных в организации;
70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
75) формы предоставления управленческой информации;
76) источники управленческой информации;
77) методика отбора источников информации;
78) требования, предъявляемые к управленческой информации;
79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
17) соблюдать служебный этикет;
18) оформлять авансовые отчеты руководителя;
19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
20) оформлять командировочные документы;
21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
23) применять способы делового общения;
24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
26) управлять конфликтами;
27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) соблюдать правила делового этикета и протокола;
38) поддерживать имидж организации;
39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
41) обеспечивать безопасность деятельности организации;
42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
43) вести сроковую картотеку;
44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
55) составлять и оформлять организационные и методические документы;
56) редактировать тексты служебных документов;
57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
59) использовать справочные правовые системы;
60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;
61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
63) пользоваться электронной почтой;
64) пользоваться системами электронного документооборота;
65) пользоваться унифицированными формами документов;
66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
67) печатать служебные документы;
68) работать с компьютером, сканером;
69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
71) составлять и оформлять нормативные акты;
72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
75) обеспечивать сохранность документов организации;
76) производить подготовку дел для передачи в архив;
77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
82) вводить в память компьютера электронные образы документов;
83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);
3) производит согласование с руководителем временных планов;
4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;
3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);
3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;
6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:
1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;
2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;
3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;
5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;
6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;
8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:
1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;
2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;
4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;
5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
7) производит подготовку документов к поездке руководителя;
8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;
9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;
10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;
3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:
1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;
2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;
3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;
4) производит регистрацию посетителей;
5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;
7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;
3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;
2) производит оформление списка участников мероприятия;
3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;
5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;
7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;
12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;
14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;
15) выполняет ведение протокола мероприятия;
16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;
3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
1) производит документальное оформление решений руководителя;
2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;
4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) производит фиксацию исполнения поручений;
8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;
3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;
4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;
6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;
3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;
2) осуществляет разработку положения о секретариате;
3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;
3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:
1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
3) выполняет размножение служебных документов;
4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:
1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;
2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;
4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;
6) выполняет ведение информационно-справочной работы;
7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;
3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:
1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;
2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;
3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:
1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;
4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;
5) производит формирование и использование баз данных в организации;
3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;
2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.
Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т.д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари.
Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.
При наличии должностной инструкции на вакантную секретарскую должность поступающий на работу сразу узнает, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.
Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанностей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.
Приступая к составлению должностной инструкции, нужно прежде всего использовать новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Назначение справочника сформулировано достаточно чётко: "Настоящий Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений".
В справочнике в отличие от предыдущего "Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих" есть одно очень важное изменение - в нём не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе "Общие положения" записано, что "Квалификационные категории по оплате труда специалистов устанавливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при выполнении должностных обязанностей, его ответственность за принимаемые решения, отношение к работе, эффективность и качество труда, а также профессиональные знания, опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, и др."
Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.
Из квалификационных характеристик можно полностью использовать разделы: "Должностные обязанности" и "Должен знать".
Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией. В ней должностные обязанности сводятся к следующему:
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению.
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Он должен знать;
■ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
■ Государственную систему документационного обеспечения управления;
■ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
■ структуру предприятия, учреждения, организации;
■ организацию делопроизводства;
■ схемы документооборота;
■ порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
■ сроки и порядок сдачи дел в архив;
■ системы организации контроля за исполнением документов;
■ оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
■ основы экономики, организации производства, труда и управления;
■ законодательство о труде;
■ правила внутреннего трудового распорядка;
■ правила и нормы охраны труда8. .
Новой является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Рассмотрим её.
Должностные обязанности.
♦ Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
♦ Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
♦ Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
♦ Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
♦ Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
♦ Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
♦ Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
♦ Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
♦ По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
♦ Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
♦ Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
♦ Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
♦ Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банкданных.
♦ Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
♦ Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
♦ Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
♦ постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
♦ организацию делопроизводства;
♦ методы оформления и обработки документов;
♦ архивное дело;
♦ машинопись;
♦ правила пользования приемно-переговорными устройствами;
♦ основы этики и эстетики;
♦ правила делового общения;
♦ основы организации труда и управления;
♦ правила эксплуатации вычислительной техники;
♦ основы административного права и законодательства о труде;
♦ правила и нормы охраны труда9.
Как видно из приведённой квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.
Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в Квалификационном справочнике, изложены однотипно, лишь с добавлением машинописных работ у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому разрабатывая должностную инструкцию, достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
> Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
> Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручениям работников.
> Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
> Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.
> Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективней работе руководителя.
> Передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
> Печатает по указанию руководителя различные материалы.
> Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
> Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
> Принимает документы на подпись руководителю.
> Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
> Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
> Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать:
♦ положения, инструкции, другие руководящие материалы и нор
мативные документы по ведению делопроизводства;
♦ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; : машинопись;
♦ правила орфографии и пунктуации;
♦ порядок расположения материала при печатании различных документов;
♦ правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
♦ правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов
♦ правила пользования приёмно-переговорными устройствами;
♦ стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
♦ основы организации труда;
♦ основы законодательства о труде;
♦ правила внутреннего трудового распорядка;
♦ правила и нормы охраны труда10.
Приведенные должностные характеристики достаточно подробно описывают функции секретаря, требования кего знаниям и помогут ничего не упустить при написании разделов конкретной должностной инструкции.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
■ Функции
■ Должностные обязанности
■ Ответственность
Общие положения в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещением во время отсутствия.
Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.
Эти требования, как правило, бывают записаны в должностную инструкцию секретаря-референта (секретаря) крупных фирм. Подчиняются секретари обычно руководителю. В крупных организациях секретари имеют двойное подчинение - непосредственному руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. В обобщенном виде эти акты указаны в приведенных выше квалификационных характеристиках*. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, КЗоТ, федеральных законов, указать постановления Правительства, ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положения о структурных подразделениях, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик, так как в них должностные обязанности перечислены достаточно подробно. Чем больше в разделе будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции секретарь в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел «Права» очень важен для секретаря. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Здесь записывается право:
У предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя;
> организации приема и определения приоритетности приема посетителя;
У "фильтрации" телефонных звонков;
> контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;
> контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителю и отправки;
У доступа к информации;
> запроса информации и документов для руководителя;
> представлять свою организацию и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, типа "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТа Р 6.30-97; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы секретаря. Обычно в нем обобщенно записывают, что секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать секретарю, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками он взаимодействует, по каким вопросам, и какие документы, когда и в каком виде от них получает. Например, еженедельные сводки о финансовом положении фирмы из бухгалтерии для представления руководству. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого секретарь получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, организация рабочего места, распорядок рабочего дня и т.д.
Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан типа: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций секретаря". Может быть указан заранее установленный срок замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Напомним, что должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, утверждается руководителем и выдается работнику.
Гриф утверждения
ЗАО «Бизнес-школа
"Интел-Синтез"
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
[Секретаря I
Структура текста
■ Общие положения
■ Функции
Ш Должностные обязанности
■ Ответственность
■ Взаимоотношения (связи по должности)
Должность подпись расшифровка подписи
С инструкцией ознакомлен подпись расшифровка подписи
Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.
Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.
Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:
- Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
- Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
- Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.
Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.
- Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
- Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
- В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
- Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
- Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.
История профессии секретарь
Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.
Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.
С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.
Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.
Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.
Плюсы и минусы
Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:
- возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
- отсутствие физической нагрузки;
- комфортные условия работы в теплом помещении;
- полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
- всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
Недостатки:
- необходимость постоянно находится на виду у начальника;
- требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
- однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
- в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
- ненормированный график работы.
Требования к профессии секретарь
Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:
- располагать средним или высшим образованием;
- владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
- знать основы делопроизводства;
- иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
- знать стандартные офисные процедуры;
- при необходимости владеть английским языком.
Обязанности секретаря
Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:
- просматривал корреспонденцию;
- сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
- отвечал на телефонные звонки;
- обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
- общался с клиентами;
- контролировал выполнение различных задач.
В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:
- организовать прием или совещание;
- распланировать рабочее время руководителя;
- приобрести канцтовары и прочие вещи;
- заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
- вести протокол собрания;
- подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.
Секретарь обязан заниматься делопроизводством.
Ответственность секретаря
В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.
В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.
Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.
Полномочия секретаря
Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.
Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.
Он имеет право:
- запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
- требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
- решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.
Особенности профессии
Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.
Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.
Профессиональные навыки и умения секретаря
Для работы секретарём важно:
- быть на «ты» с персональным компьютером;
- обладать культурой общения;
- уметь найти подход к посетителям;
- проявлять аккуратность и пунктуальность.
Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.
Личные качества секретаря
Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:
- коммуникабельностью и ответственностью,
- пунктуальностью и организованностью,
- терпимостью и стрессоустойчивостью.
Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.
После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.
Карьера
Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.
Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.
Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.
Где работать секретарю
В секретарях нуждаются:
- различные организации и фирмы;
- суды, адвокаты и нотариусы.
Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.
Сколько зарабатывает секретарь
Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.
Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.
Образование
При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.
Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.
Александр Юрьевич
Директор кадрового агентства
Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей . Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника , и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.
Структура инструкции
В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы , прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.
В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет
.
Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации .
Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков :
- быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
- иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
- знать структурную классификацию компании по подразделениям;
- владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
- иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
- обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
- проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
- уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
- знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
- иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
- владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения .
В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.
Функции и должностные права
Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению :
Основные права :
- выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
- не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
- требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
- иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
- выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
- ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
- требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.
Ответственность
На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:
- осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
- собственные решения и поступки;
- несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
- несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
- некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
- причинение материальных убытков организации;
- несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
- пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.
Условия работы
Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации . При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.
Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.
В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.
Право подписи
В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное .
Прочее
На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.
Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.
Образец типовой инструкции
Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.
Особенности
В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.
Референт
Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи :
- подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
- проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
- принимать посетителей;
- вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
- оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.
Судебного заседания
Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции :
- подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
- ведение письменного протокола;
- составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
- оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.
Делопроизводитель
Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности :
- ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
- контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
- обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
- выполнение иностранных переводов;
- частичное совмещение функций архивариуса.
Офис-менеджер
Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля . Помимо стандартных обязанностей он должен:
- тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
- распределять входящие бумаги и документы;
- отправлять исходящие распоряжения;
- вести протоколы собраний и заседаний;
- оформлять доверенности о материальной ответственности;
- принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
- координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.
Руководителя
Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:
- проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
- принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
- предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
- по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
- обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
- организует процесс приема посетителей;
- формирует внутренние дела компании;
- в совершенстве владеет персональной оргтехникой.
Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.
Должностная инструкция секретаря
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.