Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского , специально для блога поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе .
Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Нет : «Idea» .
Да : «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017» .
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да : «Dear», «Hello», «Hi».
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
- I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
- I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
- Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
- Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
Аудитория
Английский язык - универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:- Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
- Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
- Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
- I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
- Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
- I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
- I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might , тем лучше.Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма - без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, - женщина, Иванов - мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».Вместо фразовых глаголов come up with - придумать, и find out - выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine .
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более - это потеря времени.Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.Откажитесь от страдательного залога
Нет : The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes . Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:- Приветствие.
- Сообщение.
- Закрытие.
- Прощание.
- Подпись.
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.| Формально | Полуформально | Нейтрально |
|---|---|---|
| I am writing to… Пишу, чтобы… |
Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … |
Thank you for your mail… Спасибо за письмо… |
| In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… |
This is to… Это письмо, чтобы… |
Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… |
| We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … |
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… |
| I am writing with regard to… Пишу насчет… |
Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … |
|
| Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… |
||
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … |
||
| I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
Как уточнить дедлайн
Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.
Как просить и давать детали
Даем детали:Просим детали:
Как сообщить о проблеме
1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:Flagging you about the issue on… → Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…
2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side - «с моей/нашей/твоей стороны».
3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround - выход из ситуации, обходное решение.
Как поставить коллег в копию
1. Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me , где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc . От слова Cc образуется причастие cc’ed - обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread - Добавляю (имя) в разговор.
3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? - @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?
Как принести извинения
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
Unfortunately… К сожалению… |
| I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но… |
I am afraid that… Боюсь, что… |
| Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за… |
I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив… |
| I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… | I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
| I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства. |
Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. |
| We apologize for… Мы извиняемся за… |
|
| I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что… |
Как просить и предлагать помощь
Предлагаем помощь:| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью… |
If you have any questions, please don"t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
| We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с… |
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…? |
| Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь. |
How about I come and help you out? Может я приду и помогу? |
| If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной. |
|
| Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
|
| Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь… |
Переговоры
Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.Выражаем удовлетворение:
Предлагаем:
Соглашаемся:
- I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
- You have a strong point there. → Здесь вы правы.
- I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
- I don"t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.
Приглашаем:
Выражаем недовольство:
Как приложить к письму дополнительные материалы
Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:- Please find attached → К настоящему письму прилагается.
- You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении...
- I am enclosing… → Я прикладываю…
- I forward to you… → Я пересылаю вам…
- We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
- Attached you will find... → В прикрепленном файле вы найдете…
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
| I look forward to your reply. Жду вашего ответа |
Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение. |
| Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь. |
Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще. |
| Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь. |
Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели. |
| Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь. |
Thank you for your help. Спасибо за помощь. |
| Thank you in advance! Заранее благодарю. |
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку. |
| Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства! |
Как разобраться в аббревиатурах
Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Прощание
Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.Шаблоны
Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.Объявление о продвижении по службе
Subject Line: Firstname Lastname - New Position
I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .
attended
and came to
after graduation.
During her/his tenure here,
has implemented protocols which have improved efficiency in the
and has frequently been recognized for outstanding achievement.
Please join me in congratulating on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.
Warm Regards,
Name
Title
Тема: Имя, фамилия - новая должность
Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название) . (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела) .
(Имя)
учился в (имя университета)
и пришел в (название компании)
после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя)
запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента)
, и часто получал признание за свои достижения.
Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).
С уважением,
Имя
Должность
Поздравление с новой должностью
Subject line: Congratulations on Your Promotion
Dear
,
Congratulations on your promotion to
. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title
Тема: Поздравляю с новой должностью
(Имя)
, поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела)
. Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для соискателя)
Subject line: Welcome!
Dear
,
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!
You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.
I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.
Best wishes,
Name
Title
Тема: Добро пожаловать!
(Имя)
, я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для коллег)
Dear Staff:
is joining our team on May 1.
will work as a
in the
department.
So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited about his/her joining our team.
has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about .
’s Bachelor’s degree is from where he/she majored in .
has a passion for .
I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .
With excitement,
Name of Department Manager / Boss
Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия)
присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя)
будет работать в качестве (название должности)
в (название отдела)
.
Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя) , что вы рады видеть его/ее в своей команде.
(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области) .
(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета) .
(Имя) увлекается (название) .
Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя) .
С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.
Уход из компании
Dear colleagues,
I"d like to let you know that I am leaving my position at
on
.
I have enjoyed my tenure at, and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at
.
Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.
Please keep in touch. I can be reached at my personal email address
or my cell phone
. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It"s been a pleasure working with you.
Best Regards,
Your
Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата)
.
Я был рад работать в (название компании)
, и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании)
.
Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.
Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты)
или телефону (номер)
. Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы)
.
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.
С уважением,
Ваш (имя)
День Рождения
Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:
- May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
- I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
- Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
- I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
- Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
Перенос или отмена встречи/звонка
Hi everyone,
Due to
, the time of the
has been changed from
at
in
to
at
in
.
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name
Всем привет!
Из-за (название проблемы)
время (название мероприятия)
меняется: с (дата) (время)
в (место встречи)
на (дата) (время)
в (место встречи)
.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя
Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to
at
. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title
Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время)
в (место проведения)
. Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность
Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com .
Работа с языком
Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?Используйте толковые словари
Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн:https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillandictionary.com . Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.
Строение словарной статьи:
- часть речи,
- транскрипция с возможностью прослушать произношение,
- определение,
- примеры использования,
- синонимы,
- часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.
Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.
Используйте словари-активаторы
Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.
Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.
Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска
Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly .Заключение
Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:- Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
- Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
- Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
- Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
- Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
- Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
- Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
- Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
- Нажмите Send!
- Dear Mr. Brown
Уважаемый г-н Brown - Dear Ms. White
Уважаемая г-жа White - Dear Sir/Madam
Уважаемые господа
Starting (Вступление)
- We are writing
Мы пишем
– to inform you that …
что бы сообщить Вам, что
– to confirm …
что бы подтвердить
– to request …
что бы попросить
– to enquire about …
что бы узнать о - I am contacting you for the following reason…
Я связываюсь с Вами по следующей причине - I recently read/heard about ….. and would like to know ….
Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать … - Having seen your advertisement in …, I would like to …
Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы … - I would be interested in (obtaining / receiving) …
Я был бы заинтересован в (получении / передаче) - I received your address from —– and would like to …
Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….
Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)
- Thank you for your letter of March 15.
Спасибо за Ваше письмо от 15 марта - Thank you for contacting us.
Спасибо за обращение к нам - In reply to your request, …
В ответ на Ваш запрос …. - Thank you for your letter regarding …
Спасибо за Ваше письмо, касающееся …. - With reference to our telephone conversation yesterday…
Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору - Further to our meeting last week …
В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе - It was a pleasure meeting you in London last month.
Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце - I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио - I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник
Making a request (Оформление просьбы)
- We would appreciate it if you would …
Мы были бы признательны, если бы вы - I would be grateful if you could …
Я был бы благодарен, если бы Вы …. - Could you please send me …
Не могли бы вы выслать мне - Could you possibly tell us / let us know …
Можете ли вы рассказать нам / сообщить - In addition, I would like to receive …
Кроме того, я хотел бы получить … - It would be helpful if you could send us …
Было бы полезно, если вы можете отправить нам - I am interested in (obtaining / receiving) …
Я заинтересован в (получении / передаче) - I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу - Please let me know what action you propose to take.
Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять
Offering help (Предложение помощи)
- Would you like us to …?
Хотели бы вы, чтобы мы … - We would be happy to …
Мы были бы счастливы … - We are quite willing to …
Мы вполне готовы … - Our company would be pleased to …
Наша компания будет рада …
Giving good news (Сообщать хорошие новости)
- We are pleased to announce that …
Мы рады сообщить, что … - I am delighted in inform you that ..
Я рад сообщить вам, что … - You will be pleased to learn that …
Вам будет приятно узнать, что …
Giving bad news (Сообщать плохие новости)
- We regret to inform you that …
Мы с сожалением сообщаем вам, что … - I’m afraid it would not be possible to …
Я боюсь, что это не было бы возможным … - Unfortunately we cannot / we are unable to …
К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии … - After careful consideration we have decided (not) to …
После тщательного рассмотрения мы решили (не) …
Complaining (Жаловаться)
- I am writing to express my dissatisfaction with …
Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о … - I am writing to complain about …
Я пишу, чтобы пожаловаться на - Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли. - We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием - I would like to query the transport charges which seem unusually high.
Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими
Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.
Официальные письма могут быть разных видов:
- Деловое письмо;
- Письмо-запрос информации;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-заявление о приеме на работе;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-извинение.
Структура делового письма
Имя и адрес отправителя
Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Пример:
Mr Viktor Moskvin
154 Sadovaya St
Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .
Дата
Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:
- July 28, 2017;
- July 28th, 2017;
- 28 July, 2017;
- 28th July, 2017.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется после даты следующим образом:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :
- Mr. (мистер, господин),
- Dr. (доктор),
- Ms. (мисс, для незамужней женщины),
- Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Jennifer Grey
editor publishing company “GoodBook”
Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение к адресату письма
- Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
- Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:
Название должности отправителя
Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”, или
Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
School of foreign laguages “Lingva”
Отметка о приложениях
Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”
Enc, a copy of the license.
Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
|
Структура письма |
Речевые модели |
| 1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) |
Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине) |
|
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) |
I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа… |
|
3. Конец письма в соответствующей форме: |
|
| Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой |
Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением… |
|
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается |
Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением… |
Samples of business/formal letters
Примеры деловых официальных писем
Letter of enquiry (письмо-запрос)
1.Dear Sir/Madam,
2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.
I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.
I look forward to your answer.
3.Yours faithfully,
Дорогой Сэр/Мадам
Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.
Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.
С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Анна Рудова
Dear Mr. Stevens,
Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.
Sincerely yours,
Уважаемый мистер Стивенс,
Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.
Искренне Ваш,
Брайан Уорнер
Letter of complaint (письмо-жалоба)
I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.
As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.
Yours sincerely,
Уважаемый Мистер Олсен,
Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».
Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Билл Бэрри
Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:
- I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
- In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
- There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
- The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
- It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
- The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
- Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
- The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
- The price was expensive enough. – Цена была завышена.
- It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
- In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
- I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…
Letter of application
(Письмо-заявление)
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».
I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.
I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Уважаемый Сэр/Мадам,
Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».
Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.
Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джейн Моррисон
Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:
- I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
- I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
- I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
- I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
- I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
- My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
- As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
- I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
- I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
- I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself … показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.
Деловое поздравительное письмо
Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.
Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.
В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.
Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.
Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Вывод
Официальное письмо состоит из следующих частей:
Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.
Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.
В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.
Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.
Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.
В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.
Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.
Адрес отправителя
Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.
Дата
С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:
- October 29, 2017;
- 29 October, 2017;
- 29 th October, 2017;
- October 29 th , 2017;
- 29 Oct. 2017;
- 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
- 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)
Реквизиты получателя
Далее перемещаемся на левую сторону листа и также в строгом порядке заполняем адрес и данные получателя.
*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.
Приветствие
Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.
Основная часть
Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.
Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.
Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.
Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.
Заключение
Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.
| Пример | Перевод |
| Please acknowledge receipt… | Пожалуйста, подтвердите получение… |
| If you have any questions, do not hesitate to contact us. | Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам. |
| Thanking in advance. | Заранее благодарим. |
| We value your custom highly. | Нам очень важно сотрудничество с вами. |
| Please contact us again if we can help in any way. | Пожалуйста, обращайтесь к нам снова, если мы можем вам чем-то помочь. |
| Thank you and we are looking forward to hearing from you. | Спасибо вам, ожидаем вашего ответа. |
Подпись
Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:
- Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
- Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
- Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.
| Yours faithfully,
Samuel Frankston General Manager Enc. A copy of the license |
Yours sincerely,
Vadim Grachev Sales Manager Enc . Catalogue |
Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.
Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.
Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы
Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.
Заявление
Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.
Полноценное заявление выглядит следующим образом.
| Artem Kosarev
Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd My name is Artem and I am writing in response to your advertisement for a computer operator in today’s Independent newspaper. I have an experience of work as a computer operator for Trust General Company and appropriate education. I would like to apply for this job because I decided to move to London. I am a reliable person and would be a good worker for you. I am ready to come to an interview at any time. Thank you for your attention. Yours faithfully, |
Запросы и просьбы
Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.
| Пример | Перевод |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| Please inform us … | Просим информировать нас… |
| We are writing to enquire about … | Мы просим сообщить о… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы… |
| We should appreciate your sending to us … | Мы будем очень признательны, если вы вышлете нам… |
| Could you please send me … | Не могли бы выслать мне… |
| Can you give me some information about… | Могли бы вы дать мне информацию о… |
| Could you send me more details… | Не могли бы вы выслать подробную информацию… |
Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.
| Dear Mr Brams
I am writing with reference to your advertisement in Guardian. Can you give me some information about your proposal? I would like to receive a copy of your latest price-list. I also wonder if it is possible to get discounted price for buying in volume. Thank you and I am looking forward to hearing from you. Yours sincerely, Kate Gordon Sales Manager T&K Corporation |
Жалоба
Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.
В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.
| Dear Ms Melts,
I’m writing to complain about ineffective work of your delivery service. On the 13 th of December I ordered from you ten computers and six laser printers. I had especially stipulated delivery with your manager for 20 th of December that to ensure punctual arrival. Today is 22th of December and the equipment I ordered has still not been delivered. I would like to receive my purchases as soon as possible. I hope that you will deal with my problem promptly as it is causing me considerable inconvenience. Yours sincerely, Bob Murray |
Ответы и извинения
Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.
| Пример | Перевод |
| Thank you for bringing the problem to our attention. | Спасибо за привлечение нашего внимания к этой проблеме. |
| We are very sorry to hear that… | Нам очень жаль слышать, что… |
| Please accept our apologises for… | Просим принять наши извинения за … |
| You have my assurance that… | Я уверяю вас, что… |
| Please be assured that we will… | Будьте уверенны, что мы… |
| To compensate for the inconvenience caused… | Для компенсации причиненных неудобств… |
Рассмотрим пример.
| Dear
Mr
Murray
,
Please accept our apologies for the recent problems you had regarding our delivery service. Our company recently had experienced some problems with the software. The vendor has since applied a patch, and our systems are now 100% functional. Please be assured that you will receive your order not later, than the day after tomorrow. To compensate for the inconvenience caused we have applied a 20% discount on equipment you ordered. We value your custom highly. Sincerely, Nick Harley |
Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!
Просмотры: 1 065
Стандартный формат официального письма предусматривает несколько важных моментов в его написании, тем не менее надо стараться, чтобы ваше формальное письмо на английском было как можно более простым, ясным, только по делу и не усложнять его длинными предложениями, не использовать слишком узко специфическую лексику, которую не все понимают, не вставлять старомодные выражения.
Также надо учитывать, формальное письмо на английском не может использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good и тому подобные.
Адреса в официальном письме
Стандартное английское официальное письмо начинается с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо.
Слева и ниже пишется имя и получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.
Дата
Потом пишется дата. Ее допустимо ставить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время уже стали более свободные, но чтобы не перепутать число с месяцем, месяц лучше прописывать словом: 1 March 2014, 1st March 2014
Приветствие
Очень важно: используйте всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss
Некоторые пишут без титула: Dear Jane Empson, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear Dr. House
Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam) . Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали. Если указывалось имя — значит концовка письма будет: «Yours sincerely,» . Если sir or madam — «Yours faithfully,» . Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия.
После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.
Суть письма
Суть письма должна быть изложена четко, коротко, только по делу. Текст разбивается на параграфы. Человек, которому вы пишете, может быть завален письмами, так что если он получит три страницы плотно исписанного текста, то скорее всего ваше письмо закончит свою жизнь в мусорной корзине. Письмо должно быть прочитано за несколько секунд, так что не используйте никакой лишней информации, тем более той, которая приложена к письму отдельно.
Проверьте свое формальное письмо на английском
Очень тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя.
Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should , но не злоупотребляйте, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных и даже старомодных.
Следующая таблица выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском для заказчика, подрядчика, поставщика.
Помните, что первое впечатление очень важно, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые вам могут помочь добиться своей цели.
I appreciate your understanding, and I look forward
to welcoming you back to the site soon.
Формальное письмо на английском — пример (кликайте, чтобы увеличить) Sources: Birmingham City University Highly experienced EFL teacher Kate from