Кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

• либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

• отчет о регистрации;
• отчет об изменении параметров регистрации;
• отчет об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчетности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
• отчет о закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

• полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
• частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
• предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

В 2017 - 2018 годах предприниматели поэтапно переходят на применение онлайн-касс. Эти изменения коснутся и предпринимателей, которые ранее могли не использовать кассовые аппараты в расчетах, в том числе ИП на ЕНВД. Кассовая дисциплина в 2017 году для таких предпринимателей не изменится. Как и ранее, они могут оформлять кассовые операции в общем или упрощенном порядке.

Онлайн-касса для ИП на ЕНВД

Кассовая дисциплина ИП на ЕНВД

Действующие правила кассовой дисциплины установлены Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014 . По общим правилам поступления наличности должны приходоваться в кассу (специально оборудованное для их хранения помещение) с оформлением приходного кассового ордера, выбытие наличных денег из кассы должно оформляться расходным кассовым ордером. Данные операции должны отражаться в кассовой книге. Кроме того, должен быть определен лимит остатка кассы, то есть предельный размер наличных денег, которые могут оставаться в кассе на конец дня, а сверхлимитные остатки должны сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Однако предприниматели на ЕНВД, так же как и другие предприниматели, могут соблюдать кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Они могут не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу при условии, что они ведут учет показателей для целей налогообложения. Они также могут не устанавливать лимит остатка кассы и хранить наличные деньги в кассе без ограничений.

Вместе с тем, предприниматели на ЕНВД должны соблюдать еще одно правило, а именно ограничение расчетов наличными деньгами - не более 100 тыс. руб. по одной сделке с другими предпринимателями или компаниями (

Кто может не применять ККТ? Штрафы за нарушение кассовой дисциплины. 15.03.2019 06:12

Кто может не применять ККТ?

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие виды деятельности и оказывающие услуги, перечисленные в пункте 2 статьи 2 Закона N 54-ФЗ, за исключением которые используют для расчетов автоматические устройства, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами (пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ):

продажа газет и журналов на бумажном носителе, а также продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов товарооборота и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

продажа ценных бумаг;

продажа водителем или кондуктором в салоне транспортного средства проездных документов (билетов) и талонов для проезда в общественном транспорте;

обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;

торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами, кроме торговли непродовольственными товарами, которые определены в перечне, утвержденном Правительством Российской Федерации;

осуществляемая вне стационарной торговой сети разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации) с рук, из ручных тележек, корзин и иных специальных приспособлений для демонстрации, удобства переноски и продажи товаров, в том числе в пассажирских вагонах поездов и на борту воздушных судов;

торговля в киосках мороженым, а также торговля в розлив безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой;

торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, сезонная торговля вразвал овощами, в том числе картофелем, фруктами и бахчевыми культурами;

прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней;

ремонт и окраска обуви;

изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;

присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;

реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;

вспашка огородов и распиловка дров;

услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;

сдача индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих этому индивидуальному предпринимателю на праве собственности.

Индивидуальные предприниматели, применяющие ПСН,

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях при условии, что они:

Не используют для расчетов автоматическое устройство и не осуществляют торговлю подакцизными товарами (пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

Выдают покупателю (клиенту) документ, подтверждающий факт осуществления между ними расчета.

Аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских населенных пунктах (пункт 5 статьи 2 Закона N 54-ФЗ);

Обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, за исключением организаций, которые используют для расчетов автоматическое устройство, а также осуществляют торговлю подакцизными товарами (пункт 8 статьи 2 Закона N 54-ФЗ).

Религиозные организации при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также при реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы.

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с использованием электронного средства платежа без его предъявления между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями (пункт 9 статьи 2 Закона N 54-ФЗ).

Если деятельность, осуществляемая организацией или индивидуальным предпринимателем, относится к выполнению работ, оказанию услуг населению, то они до 01.07.2019 г. могут осуществлять расчеты без применения ККТ при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Кто может не применять ККТ, но только до 01.07.2019 года?

Организациям и индивидуальным предпринимателям, выполняющим работы, оказывающим услуги населению (за исключением организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры, оказывающих услуги общественного питания). Такое право указанным лицам предоставляется при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности в порядке,

Индивидуальным предпринимателям, применяющим ПСН, а также организациям и индивидуальным предпринимателями - налогоплательщикам ЕНВД, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ.

Индивидуальным предпринимателям, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, осуществляющим торговлю с использованием торговых автоматов (пункт 11.1 статьи 7 Закона N 290-ФЗ);

Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов с физическими лицами, которые не являются индивидуальными предпринимателями, в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа), расчетов при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, включая взносы на капитальный ремонт, при осуществлении зачета и возврата предварительной оплаты и (или) авансов, при предоставлении займов для оплаты товаров, работ, услуг, при предоставлении или получении иного встречного предоставления за товары, работы, услуги. На это указано в пункте 4 статьи 4 Федерального закона от 03.07.2018 г. N 192-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

Какие будут штрафы за нарушение кассовой дисциплины?

- За неприменение ККТ (п.2, ст.14.5 КоАП)

На должностных лиц - 25%-50% выручки, полученной без ККТ, но не менее 10 000 рублей

Для организаций - 75%-100% выручки, полученной без ККТ, но не менее 30 000 рублей

- За повторное неприменение ККТ при сумме выручки, полученной без пробития чека более 1 млн. руб. (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)

На должностных лиц - Дисквалификация на срок от года до двух лет

Для организаций - Административное приостановление деятельности на срок до 90 суток

- Применение или регистрация в 2017 году ККТ, несоответствующей требованиям (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ)

- Непредставление информации и документов по запросу ИФНС или подача их с опозданием (п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)

На должностных лиц - 1 500-3 000 рублей

Для организаций - 5 000 - 10 000 рублей

- Не направление покупателю электронного кассового чека, а также не выдача по требованию бумажного чека (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ)

На должностных лиц - 2 000 рублей

Для организаций - 10 000 рублей

- Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а именно превышение лимита расчета наличными, не оприходование наличной выручки, несоблюдении порядка хранения денежных средств, превышение кассового лимита (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ)

На должностных лиц - 4 000-5 000 рублей

Для организаций - 40 000 - 50 000 рублей

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году приведен в указании Банка России 3210-У от 11.03.2014. Кассовая дисциплина обязательна для всех компаний и ИП. Банк России внес новые поправки, которые касаются правил оформления расходников и приходников и выдачи денег подотчетникам. Новые правила действуют с 19 августа 2017 года.

Порядок ведения кассовых операций, который действует в 2017 году, множество процедурных вопросов отдает на откуп руководителю компании. Например, директор должен сам определить: где и как оборудовать кассу, каким образом организовать хранение документов, утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий. Еще больше правил устанавливает руководитель той компании, в которой есть обособленные подразделения.

За нарушение порядка ведения кассовых операций возможны штрафы. Как организовать кассовую дисциплину в компании или у ИП, расскажем в этой статье.

Порядок ведения кассовых операций 3210-У от 11.03.2014

Банк России установил порядок ведения кассовых операций в России в Указании от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Центробанк принял поправки в кассовый порядок в 2017 году. Изменения касаются подотчетников, расходников и приходников, а также кассовой книги. Рекомендуем заранее подготовиться к новым правилам ведения кассы в 2017 году.

Например, благодаря новым правилам подотчетнику можно выдавать новый аванс, даже если он еще не отчитался и не вернул долги по старому. Выдавать деньги подотчет кассиры могут не только на основании заявления, но еще по распоряжению руководителя. Квитанцию к электронному приходнику можно по просьбе вносителя наличных отправлять ему на адрес электронной почты и т. д.

Кассовая дисциплина в 2017 году: порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций и оформление кассовых документов в 2017 году директор может доверить:

• штатному сотруднику;
• работнику сторонней организации;
• частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения.

Приказ директора о назначении ответственного за оформление ордеров главбух может не визировать. В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе на предприятии 2017 может только штатный работник. Разобраться в этом вам поможет таблица ниже.

Вести учет кассовых операций, формировать приходные и расходные кассовые ордера за вас может наша - онлайн-сервис по учету на упрощенке. Бесплатный доступ для знакомства сразу на два месяца.

Кто в компании может отвечать за ведение кассы в 2017 году

Сотрудник	Вправе ли оформлять приходники и расходники	Вправе ли подписывать приходники и расходники	Вправе ли принимать и выдавать наличные в кассе на предприятии 2017
Главный бухгалтер	Да	Да	Да*
Директор		Да, если нет главбуха и бухгалтера	Да
Бухгалтер или другой штатный работник	Да*	Да*	Да*
Частный бухгалтер или сотрудник организации, если заключен договор бухгалтерского обслуживания	Да	Нет	Нет
Кассир	Да*	Да*	Да

* На основании приказа директора.

Порядок ведения кассовых операций: лимит остатка наличных в 2017 году

Лимит кассы организация может установить по выбору исходя из:

• наличной выручки;
• суммы расходов.

Содержит формулу расчета лимита наличных, не привязанную строго к поступлениям в кассу на предприятии 2017.

• Справка
• Лимит кассы – это максимально допустимая сумма наличных, которую можно хранить в кассе организации на конец рабочего дня. Предельную величину компания определяет самостоятельно и меняет когда угодно. Но лимит кассы всегда надо устанавливать в приказе. Все, что превышает установленный в организации лимит, надо сдать в банк.

Малые предприятия вправе не устанавливать лимит наличных денег в кассе (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Положение о порядке ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году предполагает, что руководитель компании сам решает,

• как образом оборудовать кассу на предприятии 2017 ;
• как хранить документы;
• какой утвердить порядок и сроки проведения кассовых ревизий и т.д.

Можно каждое решение руководителя оформить отдельным приказом. Но удобнее оформить единый документ - . А в нем собрать если не все, то самые основные и важные дополнения к официальному кассовому порядку. Образец такого документа можно скачать по ссылке ниже.

Кассовая дисциплина в 2017 году для подотчетников

По новым поправкам, компания может выдавать сотрудникам деньги под отчет по заявлению или распорядительному документу. К примеру, по приказу директора. Его можно составить один на несколько работников, которые получают средства. Например, если три сотрудника едут в командировку и им в один день 9 августа выдают деньги в подотчет, то директор может составить один приказ о выдаче ои включить в него сразу троих командированных. Главное, по каждому отдельно расписать суммы.

Если решили продолжать использовать заявление о выдаче денег под отчет, то его должен подписывать директор. Но от него не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдают деньги. Все эти обязательные сведения может указать подотчетник или бухгалтер. Удобно составить шаблон заявления, чтобы подотчетник смог сразу внести все эти данные в нужные строчки.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне аванс в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. 00 коп. на срок пять календарных дней для закупки канцелярских принадлежностей.

• Важно:
• Банк России разрешил выдавать сотрудникам деньги в подотчет независимо от того, отчитался ли работник за предыдущий аванс или нет (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Документы для ведения кассовых операций в 2017 году

Поговорим о том, как оформлять основные кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера. Также рассмотрим ведение кассы в 2017 году (как заполнять кассовую книгу).

Как кассовый порядок требует заполнять расходник

В расходном ордере сумму, которую работник или другой человек получил из кассы на предприятии 2017 , можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки не требуется. От получателя нужна лишь подпись. Таким образом, расшифровывать полученную по расходному ордеру сумму можно двумя способами:

1. напечатать на компьютере;
2. написать от руки.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году гласит, что в расходниках компаний, где есть бухгалтер, не нужна подпись руководителя. Только если директор сам ведет бухучет, он визирует расходник за главбуха.

Вместе с тем составлять расходник нужно по унифицированной форме. Она предусматривает такой реквизит, как подпись директора. А из унифицированных форм компания не вправе произвольно удалять те или иные показатели. Поэтому безопаснее все же, чтобы в расходниках была подпись руководителя компании. Иначе есть риск, что налоговики посчитают расходник недействительным.

• Важно:
• По новым правилам компания вправе составлять в конце дня один общий расходный кассовый ордер на все суммы, которые выдавали из кассы в течение дня. Это правило применяют только к тем расходникам, которые оформляют на основании фискальных документов из Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Речь идет о возврате средств покупателю, так как в этом случае кассир будет выдавать кассовый чек (письмо Минфина России от 24 мая 2017 г. N 03-01-15/31944. Как нам рассказали в Банке России, в расходнике в строке с подписью получателя расписаться может кассир или старший кассир при наличии. А в строках, где указывают сведения о паспорте получателя, данные не вносят. Образец общего расходного кассового ордера ниже.

Порядок ведения приходных кассовых ордеров

Приходники составляют в том случае, когда получают деньги в кассу. Используют унифицированную форму из постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Кассир принимает деньги, пересчитывает и сверяет с суммой из приходника. Если все правильно, то подписывает документ и выдает тому, кто внес деньги, квитанцию. По новым правилам, ее можно выдать на бумаге или отправить в электронном виде, если вас об этом попросили. Это возможно, если приходный ордер оформили в электронке. Квитанцию пересылают на адрес почты, которую предоставит покупатель. Квитанцию отправляют в формате, который обеспечивает отображение всех реквизитов документа.

• Важно:
• По новым правилам компания вправе составлять в конце дня один общий приходный кассовый ордер на все операции, которые проводят на основании фискальных документов из Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Порядок ведения операций в кассовой книге

Кассовая книга ведется по старой форме. Распечатывать ее можно в одном экземпляре. Исключение - кассовая книга обособленного подразделения. При бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде не надо.

Как оформлять и хранить электронные кассовые документы

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году дает возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае не обязательно оформлять бумажные экземпляры:

• расходников;
• приходников;
• кассовой книги и ведомостей.

Но только при одном условии, которое устанавливает порядок ведения кассовых операций в 2017 году: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью.

Однако покупать электронную подпись для каждого подотчетника, чтобы те могли заверять электронные приходники и расходники, для многих компаний не представляется возможным. Например, по причине большого числа сотрудников или так называемой кадровой текучки. То же самое с зарплатными ведомостями: оформлять электронную подпись каждому работнику слишком затратно и хлопотно.

В новой редакции порядка ведения кассовых операций Банк России четко прописал, что получатель денег может проставлять электронную подпись в расходнике, который оформили в электронном виде. Но бывают ситуации, когда получатель не может этого сделать, хотя и имеет подпись. Как рассказали в Банке России, в таком случае кассир распечатывает документ на бумаге и получатель ставит в нем собственноручную подпись.

Порядок исправления операций в кассовых документах

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году запрещает исправлять электронные документы после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный способ предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.

• Справка
• Исправлять можно:
• бумажную кассовую книгу;
• платежные и расчетно-платежные ведомости
• Исправлять нельзя:
• бумажные приходники;
• бумажные расходники;
• документы в электронном виде.

Чтобы исправить кассовую книгу или расчетно-платежную ведомость, надо зачеркнуть ошибочные данные, рядом указать верную информацию, поставить дату исправления. Сотрудники, которые подписывали ошибочный документ, должны повторно поставить свои подписи с расшифровкой.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году для ИП и малых компаний

Ведение кассы в 2017 году нужно и предпринимателям, и малым компаниям. Но в упрощенном виде. Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы. Утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ.

• Справка
• ИП освобождены от ведения кассовой книги. Они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов, а на вмененке рассчитывают налог исходя из потенциально возможного дохода, и показатели наличной выручки значения не имеют.

Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. ИП с одной стороны вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в порядке ведения кассовых операций в 2017 году. Но с другой - пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данном кассовом порядке нет. Поэтому мы рекомендуем составлять кассовые документы.

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году для подразделений

Порядок ведения кассовых операций в 2017 году говорит о том, что все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличку на счет в банке.

• Справка
• Обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.

Все обособленные подразделения - и сдающие, и не сдающие деньги в банк - должны соблюдать касовую дисциплину и вести свою кассовую книгу. Причем в головной офис подразделение должно передавать копии листов кассовой книги, заверенные руководителем подразделения. Сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис можно раз в год перед составлением бухгалтерской отчетности.

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:

• поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
• ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
• изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций
Отменено/изменено	Суть изменений в правилах ведения операций с наличными
П. 5.2 утратил силу	П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54
П. 5.1 изменен	П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
П. 6.1 изменен	П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе
П. 6.2 изменен	П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись
П. 6.3 изменен	П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу	П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету

Как видим, кассовая дисциплина с принятием последней редакции указания 3210-У значительно изменилась.

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции в 2020 году оформляются обязательными к применению унифицированными формами первичных учетных документов. Это формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88: приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001), расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002), кассовая книга (код ОКУД 0310004). При выдаче из кассы сумм заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. .

Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин...» (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

В том числе правила ведения кассовых операций в 2020 году признают необязательными следующие формы:

• журнал кассира-операциониста;
• справка-расчет кассира-операциониста;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
• журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
• акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером.

Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

• поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
• в отдаленных и труднодоступных местах;
• в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
• аптечные организации в сельской местности;
• по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
• платных услуг библиотечного дела;
• прием наличности за коммунальные услуги;
• образовательные услуги населению;
• предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
• оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС. С актуальным реестром ККТ можно ознакомиться на официальном сайте ФНС .

По закону 54-ФЗ, оператор фискальных данных обязан:

• хранить, обрабатывать и защищать от модификации фискальные данные, обеспечивая их конфиденциальность;
• передавать фискальные данные из ККМ в ФНС;
• отправлять покупателю чек в электронном виде и обеспечивать возможность онлайн-проверки чека.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/):

• отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
• сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
• сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

Многие пользователи онлайн-касс столкнулись с массовым сбоем 20.12.2017. В результате неясности, как работать в такой ситуации, и боязнь штрафных санкций заставили закрыться многие торговые точки на территории всей страны. В результате ФНС в срочном порядке выпустила разъяснение, в котором пояснила порядок действий при массовом техническом сбое в работе ККТ (письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867). В нем сделан вывод, что учреждения могут продолжать работать в этом случае без применения ККТ, применения штрафных санкций в этом случае не будет. После восстановления работоспособности системы пользователь обязан сформировать коррекционный кассовый чек, в котором надо отразить общую сумму неучтенной по ККТ выручки.

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо ():

• сформировать по каждой операции коррекционный чек;
• в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

• производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
• как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
• соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
• соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
• выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2020 году наказуемо. Нарушением признается неоприходование наличной выручки, несоблюдение кассового лимита, расчеты с контрагентами наличными деньгами сверх установленных норм, несоблюдение порядка хранения денежных средств. За такие правонарушения предусмотрен административный штраф по .

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

• для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.