Заведующий производством – это сотрудник, отвечающий за качество пищи, которая подается в столовой предприятия. Он наполняет меню разнообразными блюдами, следит за сохранением качества продуктов и регулирует деятельность поваров. Помимо кулинарных навыков сотрудник должен обладать организаторскими способностями. Узнать о том, какие качества в этом работнике хочет видеть предприятие, позволяет должностная инструкция заведующего производством.
Образец должностной инструкции заведующего производством
Общие положения
1.1. Данная инструкция регламентирует следующие аспекты профессиональной деятельности заведующего производством: должностные задачи, условия работы, права, обязанности и сферу ответственности.
1.2. Принятие на должность и последующее увольнение заведующего производством осуществляется посредством создания соответствующего приказа от лица руководства предприятия. Процедура производится с опорой на российское трудовое законодательство.
1.3. Статус непосредственного начальника заведующего производством имеет гендиректор предприятия.
1.4. При отсутствии заведующего производством на рабочем посту его задачи передоверяются сотруднику, который обладает соответствующим уровнем профподготовки, опытом и компетенцией. Замещение происходит в соответствии с внутренними распорядками организации.
1.5. Заведующий производством должен удовлетворять одному из двух требований:
- высшее профильное образование и опыт работы по специальности от трех лет;
- среднее профильное образование и опыт работы по специальности от пяти лет.
1.6. Заведующий производством должен быть осведомлен в:
- организационных и технологических аспектах производственных процессов;
- правилах составления меню;
- порядке учета продуктовых запасов и правилах их выдачи;
- правилах расходования сырьевой продукции и полуфабрикатов;
- калькуляции позиций меню и порядке образования цен на них;
- нормах использования продуктов, сырьевых ресурсов и полуфабрикатов;
- правилах хранения продуктов с учетом срока годности;
- технологическом оборудовании, которым оснащена кухня предприятия: его разновидностях, методах работы, технических характеристиках и правилах применения;
- экономических аспектах общественного питания;
- способах стимуляции трудовой активности подчиненных;
- правилах организации и оплаты труда;
- приказах и распоряжениях, выпускаемых руководством предприятия, которые затрагивают тему функционирования предприятия;
- правилах санитарии на производстве.
1.7. Заведующий производством в своей профессиональной деятельности руководствуется:
- уставом предприятия;
- российским трудовым законодательством;
- правилами производственного распорядка, распространяющимися на данную компанию;
- выданной должностной инструкцией;
- режимом работы кухни и столовой.
Должностные обязанности
2.1. В сферу должностных функций заведующего производством входят следующие задачи:
- организация производственно-хозяйственной деятельности подотчетного отдела в пределах предприятия;
- стимулирование активности сотрудников на ритмичное производство продукции собственного производства требуемого количества и качества – при опоре на производственное задание;
- создание комфортных условий для оптимизации производственных процессов, обучения новейшим технологиям, эффективного задействования оборудования и углубления профессиональных навыков подчиненных для повышения уровня качества создаваемой продукции;
- составление заявок на заканчивающуюся продовольственную продукцию, сырьевые ресурсы и полуфабрикаты, организация их своевременного принятия со складов предприятия, контролирование сроков, ассортимента и степени качества поступающих товаров;
- обеспечение широкого ассортимента блюд при опоре на спрос покупателей и имеющиеся ингредиенты, формирование позиций меню;
- контролирование технологий изготовления блюд, норм закладки сырьевых продуктов, следования подчиненных сотрудников санитарным нормам и основам личной гигиены;
- расстановка поваров и других подчиненных на производстве, способствующая оптимизации рабочих процессов;
- составление графиков работы подчиненных сотрудников (в т.ч. поваров);
- проведение бракеража приготовленных блюд;
- организация тщательного учета, создания и своевременной отправки отчетов об итогах производственной деятельности, внедрении новейших технологий и методов труда;
- контролирование корректной эксплуатации техники и другого оборудования;
- осуществление инструктажа по правилам изготовления блюд и прочим производственным задачам;
- контролирование следования сотрудников нормативам охраны труда, санитарным правилам и правил, соблюдения дисциплины в трудовой и производственной сферах, сохранения субординации;
- создание условий для повышения квалификации подчиненных.
Права
3.1. Заведующий производством наделен следующими полномочиями:
- ознакомление с проектами, разработанными руководством организации, которые касаются функционирования компании;
- проявление инициативы в виде внесения предложений, способствующих оптимизации трудовой деятельности в рамках компетенции сотрудника;
- привлечение сотрудников тех структурных подразделений, которые требуются для решения производственных задач (в том случае, если этот пункт предусматривается особенностями работы структурных подразделений компании – в остальных ситуациях требуется разрешение гендиректора);
- подписание и просматривание бумаг, затрагивающих компетенцию заведующего производством;
- вынесение на рассмотрение гендиректора организации предложений по поводу назначения, перевода или увольнения подчиненных сотрудников, выдвижение работников, заслуживающих поощрения за счет высоких результатов и работников, подверженных санкциям за счет нарушения дисциплинарных норм;
- требование от начальства создания соответствующих условий для выполнения должностных обязанностей.
Ответственность
4.1. Дисциплинарная ответственность налагается на заведующего производством в следующих случаях:
- некорректное исполнение или отказ от исполнения своих прямых обязанностей, которые сосредоточены в данной инструкции – в рамках текущего трудового законодательства;
- систематическое несоблюдение распорядков, практикуемых в данной организации, трудового режима, дисциплинарных норм и правил безопасности;
- игнорирование приказов и распоряжений, выпускаемых от лица руководства компании;
- нарушение действующего российского законодательства – в гражданской, уголовной, трудовой и административной сферах;
- причинение материального ущерба организации своими неправомерными действиями и халатным отношением к трудовым обязанностям;
- разглашение информации, имеющей конфиденциальный статус.
ФАЙЛЫ
Составление должностной инструкции
На уровне трудового законодательства строгие требования к составлению должностной инструкции отсутствуют. Ее создатели руководствуются спецификой организации и на ее основании включают те или иные пункты. К числу стандартных разделов, которые входят в этот документ, значатся следующие:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
При необходимости составители инструкции могут добавлять разделы, посвященные условиям работы, взаимодействию с другими отделами и т.д. От четкости составления данного документа зависит слаженность работы на производстве. Поэтому составители инструкции заинтересованы в исчерпывающем описании функций, которые возлагаются на сотрудника.
Структура должностной инструкции
Открывают документ сведения о генеральном директоре предприятия. Предоставляется информация о занимаемом им посту, названии компании, ФИО и подписи с расшифровкой. В центре первого листа помещается название документа.
Общие положения
Общие положения содержат базовую информацию о должности торгового представителя:
- категорию, к которой принадлежит должность;
- распоряжение, с помощью которого соискатель был назначает торговым представителем;
- лица, которым подчиняется торговый представитель, и лица, которые находятся у него в подчинении;
- требования, предъявляемые к соискателю для назначения на должность: образование, опыт работы, дополнительные навыки и т.д.;
- законодательные акты, приказы и распоряжения, с которыми должен ознакомиться сотрудник перед тем, как приступить к выполнению трудовых задач;
- правила оформления документов, ведения учета и отправки отчетности руководству;
- правила техники безопасности, личной гигиены и санитарные нормы, соблюдаемые на производстве.
Справка! При перечислении документов, на которые должен опираться сотрудник в процессе профессиональной деятельности, упоминается трудовой кодекс РФ.
Должностные обязанности
Раздел, посвященный обязанностям, является одним из самых важных. При его создании важно отразить все аспекты деятельности, которые начальство ожидает увидеть от нанятого сотрудника. Особенно внимательно к составлению этой главы следует подходить при наличии нескольких работников на одной должности.
Если предполагается, что разные заведующие производством будут отвечать за разные секторы производства, это отражается в инструкции. При несоблюдении данного правила в рабочем процессе будут происходить сбои.
Права
Деятельность заведующего производством предусматривает проявление инициативы в ряде важных вопросов:
- сообщение начальству об отличившихся сотрудниках и о сотрудниках, халатно относящихся к своим обязанностям;
- взаимодействие с прочими структурными подразделениями в рамках своей компетенции– когда этого требуют должностные задачи;
- требование от руководства создания условий труда, которые необходимы для слаженной работы и выполнения поставленных планов;
- принятие участия в совещаниях, которые затрагивают работу предприятия и область деятельности заведующего производством.
Справка! Раздел «Права» дает сотруднику возможность поучаствовать в усовершенствовании рабочих процессов за счет внесения практичных предложений.
Ответственность
Ответственность подразумевает те поступки, за которые сотрудник понесет наказание. Наказания имеют разные проявления: взыскания, санкции, выговор, отстранение и так далее. Тяжесть наказания прямо пропорциональна ущербу, который работник нанес компании. Поэтому в число наиболее серьезных проступков входят:
- нанесение материального ущерба;
- разглашение конфиденциальной информации;
- предоставление отчетов с заведомо искаженными данными.
Справка! Все наказания, которые предприятие вправе применять к сотруднику, находятся в рамках трудового законодательства. Выход за рамки дозволенного ТК РФ также расценивается как противоправное действие.
Сведения о сотруднике
В завершении должностной инструкции приводится краткая информация о сотруднике, нанятом на должность. Сообщаются следующие данные заведующего предприятием:
- паспортные данные;
- наименование предприятия;
- подпись;
- дата ознакомления с документом.
Справка! Печатью должностная инструкция не заверяется.
Для того чтобы должностная инструкция обрела юридическую силу, на ней должно быть три подписи. Помимо сотрудника, которому документ предназначен, подписи оставляют:
- составитель инструкции;
- гендиректор предприятия.
В роли составителей инструкции могут выступать разные сотрудники. На крупных предприятиях эта задача поручается специалистам отдела HR. В небольших компаниях эту задачу может взять на себя сам начальник.
школьной столовой.
1. Общие положения.
1.1Заведующий производством школьной столовой относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется директором школы.
производства;
1.2 Заведующий производством школьной столовой должен знать и руководствоваться в своей деятельности:
- постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами вышестоящих органов, касающихся организации школьного питания, организации и технологии производства;
- ассортиментом и требованиями к качеству блюд и кулинарных изделий, основами рационального и диетического питания;
- порядком составления меню;
- правилами учета и нормами выдачи продуктов;
- нормами расходов сырья и полуфабрикатов;
- калькуляциями блюд и кулинарных изделий, используя действующие на них цены;
- стандартами и техническими условиями на продовольственные товары и полуфабрикаты;
- правилами и сроками хранения готовых продуктов, сырья и полуфабрикатов;
- техническими характеристиками различных видов технологического оборудования, принципами его работы;
- действующими правилами внутреннего распорядка;
- положениями по организации оплаты и стимулированию труда;
- основами организации труда;
- законодательством о труде;
- правилами и нормами по охране труда;
- настоящей должностной инструкцией .
1.3 На время отсутствия заведующего производством школьной столовой его права и обязанности переходят к другому должностному лицу (повару), о чем объявляется в приказе директора школы.
1.4 Заведующий производством школьной столовой подчиняется непосредственно директору школы
1.5 На должность заведующего производством школьной столовой(шеф - повара) назначается лицо, имеющее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
2.Функции
Основным направлением деятельности заведующего производством школьной столовой является руководство деятельностью школьной столовой и организация питания школьников и работников учреждения.
3.
Должностные обязанности
Заведующий производством школьной столовой обязан:
3.1.Обеспечивать соблюдение санитарных правил и норм при приготовлении блюд и разделке продуктов (пользоваться специальными столами, ножами, кухонными досками, согласно маркировки), следить за чистотой и порядком на рабочем месте, своевременностью приготовления и пользования физрастворами для обработки рук, столов, посуды и пр.
3.2.Обеспечивать контроль за качеством и количеством приготовляемых блюд.
3.3.Ежедневно ставить в холодильник суточные пробы.
3.4.Выставлять контрольное блюдо.
3.5.Вывешивать в столовой утвержденное ежедневное меню.
3.6.Оформлять и своевременно сдавать в централизованную бухгалтерию установленную документацию.
3.7.Проводить маркировку посуды
3.8.Контролировать использование работниками столовой на рабочем месте спецодежды и специальных головных уборов .
3.9.Вести учет поступления и бой посуды.
3.10.Должен знать:
Основы и значение питания детей школьного возраста;
Характеристику и биологическую ценность различных пищевых продуктов, признаки доброкачественности продуктов и органолептические методы их определения;
Сроки хранения и реализации сырых продуктов, полуфабрикатов и приготовленных блюд;
Особенности кулинарной обработки продуктов для детского питания ;
Основы технологии приготовления первых, вторых, третьих, холодных блюд и изделий из теста;
Параметры режима и продолжительность тепловой обработки продуктов, процессов варки, жарки, припускания, выпечки;
Нормы, соотношение и последовательность закладки сырья в используемое оборудование;
Способы порционирования блюд в соответствии с возрастными нормами для детей школьного возраста;
Правила пользования таблицей замены продуктов; устройство и принцип работы обслуживаемого механизированного, теплового, весоизмерительного, холодильного и другого оборудования, правила его эксплуатации и ухода за ним;
Санитарные нормы и правила для работников столовой и правила содержания пищеблока;
Основы физиологии и правила личной гигиены;
Способы предупреждения пищевых отравлений;
Правила раздачи пищи детям.
3.11 Осуществляет обязательные медицинские осмотры в соответствии с требованиями к должности.
4. Права. Заведующий производством школьной столовой имеет право:
4.1 Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.2 Взаимодействовать со всеми сотрудниками школы по вопросам питания 4.3 Сообщать о выявленных недостатках в деятельности столовой и вносить предложения по их устранению.
4.5 Требовать от руководства школы оказывать всемерное содействие в исполнении прав и обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
4.6 Повышать свою квалификацию.
5. Ответственность.
5.1Заведующий производством школьной столовой несет ответственность за:
-небрежное, халатное отношение к своим обязанностям;
- неправомерные действия с документами и информацией о деятельности столовой;
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.
5.3.Заведующий столовой несёт ответственность за нарушение правил приготовления блюд и кулинарных изделий согласно сборникам рецептур блюд и кулинарных изделий для школьного питания, правил пожарной безопасности, охраны труда и т. д.
5.2Дисциплинарная, материальная и административная ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством.
6.Взаимоотношения. Связи по должности.
Заведующий производством школьной столовой:
6.1.Работает по графику, составленному, исходя из 36-часовой рабочей недели и утверждённому директором школы.
6.2.Получает от директора школы и его заместителей информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3.Исполняет обязанности повара, кладовщика в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т. п.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде на основании приказа директора школы.
С инструкцией ознакомлены:
_______________________________________________
Когда меня назначили начальником отдела, я совершенно не понимал, за какие дела браться в первую очередь.
Мой первый день в должности руководителя
На новом месте ко мне вереницей подходили подчинённые: у каждого был вопрос, не требующий отлагательств. Вышестоящее начальство требовало отчётов. Начальники соседних отделов пытались подкинуть дополнительную работу.
Я закрылся в туалете, включил воду и долго смотрел на неё, пытаясь успокоить торнадо в мыслях.
У меня разболелась голова и домой я вернулся с красными глазами.
Пошаговый план для начинающего руководителя
На следующий день я с самого утра отгородился ото всех, чтобы подумать в спокойной обстановке. Буквально заперся в кабинете и отключил звук мобильника. Я хотел чётко осознать, что мне делать на новом месте и в какой последовательности.
Я сформулировал 8 шагов, которые нужно сделать начинающему руководителю, только что вступившему в должность.
С чего начать руководителю на новом месте
Шаг 1. Понять, что будет требовать от вас начальство
Обратитесь к вашему руководителю (руководителю департамента, направления, генеральному директору или собственнику) и выясните ответы на 3 вопроса.
- Какие ближайшие цели стоят перед вами, как новым руководителем (например: найти новых 3 сотрудников, выпустить новый продукт к 1 декабря)
- Какая стратегическая цель у вашего отдела (например: сделать двойной рост продаж к концу года)
- Какие отчёты нужно предоставлять начальнику. Формат (документ, презентация, устный отчёт на собрании), как часто (ежедневно, еженедельно, ежемесячно), что должно быть внутри (какие цифры, графики и тд.)
Шаг 2. Понять, чем занимается каждый ваш подчинённый
Запросите у каждого подчинённого список работ, которые он выполняет. У каждой работы должна быть проставлена примерная длительность в часах или минутах.
Список работ должен быть письменным. Это очень важно. Без него вы уже через день забудете, кто чем занимается в новом коллективе.
Шаг 3. Собрать обратную связь от подчинённых по выполняемой работе
Молодые директоры редко делают такой шаг. Однако польза от него – колоссальная.
Создайте короткую анкету для сотрудников.
В начале анкеты напишите примечание:
Эта анкета предназначена только для меня (руководителя отдела). Она никому не будет передана. Я хочу найти слабые места отдела и устранить их, чтобы каждому работалось спокойнее и позитивнее .
- Что тебе нравится в твоей работе?
- Что тебе не нравится в твоей работе?
- Каким результатом своей работы за последние полгода ты гордишься?
- Что мешает тебе выполнять твою работу?
- Какие проблемы ты видишь в отделе?
- Какие проблемы ты видишь в компании в целом?
- Что нужно поменять в работе отдела в самом ближайшем времени?
- Любые комментарии (что радует, что бесит, какое настроение, чего ожидаешь от работы и т.д.)
Предназначение этой анкеты – выявить слабые места в отделе : слишком медленные работы, кольца ожидания, бесполезные работы, упаднические настроения и прочее.
Вам, как новому руководителю, может быть не видно многих подводных камней в новом коллективе. Да и честно говоря, не будет видно никогда. Нужно спросить у самих сотрудников , что им мешает, что бесит, какие работы отнимают слишком много времени. Гарантирую, что несколько открытий о работе отдела вы точно сделаете.
Второе по важности предназначение анкеты – выявить то хорошее, что сейчас есть в отделе . Понять, что держит сотрудников на местах и что их мотивирует.
Шаг 4. Назначить локальных руководителей в группах
Если в вашем подразделении есть сотрудники, выполняющие одинаковую работу, назначьте для каждой группы сотрудников локального руководителя (лидера).
Например, у вас может быть несколько менеджеров по продажам, дизайнеров, специалистов по поддержке и т.д.
Лидер – это сотрудник с самым высоким уровнем профессиональности. Дополнительно он является наставником для коллег.
Поле назначения руководителей внутри отела появится иерархия сотрудников.
Это нужно для повышения удобства в управлении. Чтобы обсудить какой-либо важный вопрос или донести информацию до ваших работников, вам потребуется поговорить только с руководителями групп. Это гораздо продуктивнее и быстрее, чем поговорить со всеми подчинёнными в отдельности.
К тому же из лидеров потом вырастают отличные руководители более высокого ранга.
Как определить, какого сотрудника назначить лидером группы? Всё просто. По результатам анкеты . Лидер обозначит больше проблем и предложений, чем его коллеги. Если вы всё же промахнётесь (что не страшно для директора новичка) - в последствии можно сменить лидера группы.
Шаг 5. Ввести пятиминутную планёрку (летучку) по утрам
В планёрке должны участвовать только руководители групп. Если у вас все сотрудники занимаются различными работами, то должны участвовать все сотрудники.
Для чего нужна летучка:
- Вы сможете за 5 минут узнать, что происходит в отделе
- Сотрудники станут выдавать больше результата (им нужно будет коротко рассказать, чем занимались вчера и каков план на сегодня, следовательно повысится чувство ответственности)
На летучке каждый присутствующий отвечает на 3 вопроса:
- Что я сделал вчера (именно завершённая работа, конечный продукт)
- Что я сделаю сегодня
- Что мне мешает выполнять работу
Вы, как управленец, можете не отвечать на эти три вопроса. Главная ваша задача – следить, чтобы каждый сотрудник выдавал ежедневный результат , а также реагировать на возникшие помехи и сложности .
Дополнительно назначьте ответственного за планёрку. Он будет вести её в случае, если вас не будет на месте.
Шаг 6. Установить на компьютер и смартфон систему управления делами
С настоящего момента программа для управления делами – ваш лучший друг и помощник.
В чём польза программы:
- Позволяет составлять списки дел на ближайшие дни (чёткий оперативный план)
- Позволяет хранить цели (чёткий стратегический план)
- Позволяет отправлять поручения сотрудникам (ни одно поручение не будет забыто или просрочено)
Делегирование (поручение заданий) поможет высвободить ваше рабочее время на более важные дела, например стратегическое планирование.
Рекомендую бесплатную специализированную программу для руководителей – ЛидерТаск . Программа очень простая. В ней вы сможете составлять списки дел, настраивать напоминания, управлять проектами и раздавать поручения.
Шаг 7. Записать все предстоящие дела в программу
Это будет ваш оперативный список задач.
Распределите задачи по конкретным дням. В день записывайте не более 5 задач. После выполнения задачи – отмечайте её выполненной в программе.
Такая система будет подталкивать вас выполнять все дела и в срок .
Через 2-3 дня вы обязательно прочувствуете, насколько приятно отмечать задачу выполненной.
Шаг 8. Создать информационную панель отдела
Как показывают исследования, команды добиваются значительно больших результатов, если каждый участник ощущает себя частью большого целого . Это значит, что каждый сотрудник осознаёт, что его работа очень важна и она помогает команде приближаться к цели.
Каждый сотрудник должен знать:
- какая ближайшая цель стоит перед всем отделом
- каким образом работа сотрудника влияет на достижение цели (должна быть сформулирована логическая цепочка: «я делаю эту работу, чтобы результат использовался вот таким образом, а это в свою очередь приближает команду к такой цели »
Чтобы показать прогресс достижения цели, используются информационные панели. Они представляют собой стенды, закреплённые на видном месте и отображающие динамику движения к цели.
В реальности панелью может служить:
- жк-телевизор с большой диагональю
- магнитно-маркерная доска
- пробковая доска
- флипчарт
Любая цель должна быть измеримой. В идеале цель должна выражаться в цифрах.
Выставите информационную панель на видное место. Каждый день (или неделю) делайте новую отметку - процент достижения цели. Лучше всего отобразить динамику достижения цели в виде графика.
Подбадривайте сотрудников и хвалите их за успехи. Похвала от нового руководителя отдела - сильный мотиватор.
График движения к цели обычно вызывает азарт у сотрудников. Они начинают следить за изменениями, строить предположения «Успеем ли» и в конечном итоге задумываться, как выполнить работу быстрее, чтобы достигнуть цель досрочно.
Технология информационных панелей способствует быстрому сплочению коллектива.
Что делать новому руководителю после этих шагов
Вы выполнили первые шаги директора. Что делать дальше?
Узнайте подробнее о следующих направлениях развития отдела:
- Построение системы мотивации сотрудников
- Внедрение технологии Scrum (скрам) в работу сотрудников
- Внедрение технологии Kanban (канбан) в информационную панель
Надеюсь, вы быстро освоитесь в новом коллективе. А затем превратитесь из директора новичка в директора профессионала.
Быть руководителем — скорее всего, ваш осознанный выбор. Это когда вместо «получать деньги» человек выбирает «зарабатывать». Про принятие сложных решений и ответственности. А также о том, чтобы создавать слаженную, непрерывно функционирующую систему процессов, которые влияют на мир.
Только когда сидишь высоко, задач и проблем также в сотни раз больше. В этой статье разбираемся с одними из первых — как новому руководителю прописать адекватный план работы и какие первые шаги сделать на новом месте .
В основу положим опыт наших клиентов из разных сфер бизнеса. Самые показательные ситуации приведем в виде кейсов (проблема/решение).
Первые шаги руководителя на новом месте
Период адаптации начальника многократно описан в статьях на многих управленческих порталах. Среди них есть примеры рекомендаций от:
- HR-ов
- психологов и
- со стороны действующих предпринимателей и руководителей
Какие из них принять во внимание? Каждая сторона проповедует собственный подход. Клиентский опыт показывает, что каждый имеет место быть. Однако есть несколько особенностей, которые вам нужно обязательно учесть.
Во-первых, любая информация полезна в контексте. Если вы руководили одним предприятием последние 20 лет и перешли в другое, или если вы впервые на должности — стратегия будет в корне отличаться.
Во-вторых, чтобы у вас как руководителя получился по-настоящему эффективный план, нужно отчетливо понимать цели, которые вы ставите (или перед вами ставят собственники). Мы видели несколько довольно странных случаев, когда новый руководитель очень понравился подчиненным, блестяще презентовал план действий предприятия но год, но при этом уже через 3 месяца стало понятно, что реальные показатели и даже дисциплина ухудшились. То есть человек красиво всем «продал себя и свой план», а смысловой нагрузки за ним как бы и не было.
С чего начать написание плана работы нового руководителя
Если вы четко определились с целями на новой должности, понимаете, что предстоит серьезная работа, и, при этом, намерены написать полезный для компании план, предлагаем начать со следующего:
- Анализ документов управленческого учета предшественника
- , плюс личное собеседование с каждым)
- SWOT-анализ компании
- Описание первых 10 шагов, которые покажутся вам логичными
Далее с этими набросками вы идете к собственникам, обсуждаете, и получаете обратную связь. Иногда владельцы привлекают , которые помогают посмотреть на наработки со стороны и сделать правильные выводы каждой из сторон.
Только после такой встречи вы начнете «въезжать» в текущее положение дел, и будете готовы к написанию основного, реального плана работы.
Перед составлением плана нужно вникнуть в бизнес-процессы
В одной из частных клиник Киева был нанят новый директор. Взяли человека без опыта в медицинской сфере, с целью внедрения необычных для нее методов продвижения. До этого клиникой руководил собственник, и нас пригласили, чтобы помочь новому директору принять дела и разработать план на год.
Проанализировав должностные инструкции, возможные узкие места в коммуникации этих двух людей, а также по итогам анкетирования личные опасения каждого, мы организовали план еженедельной супервизии. Новый руководитель в течение месяца работал в клинике на разных административных должностях под присмотром штатного сотрудника.
Уже через 3 недели менеджер показывал хорошее понимание процессов клиники. А через 4 недели был готов план, одобренный собственником.
Запланированное не должно быть локальным
В Харькове с 1990-х годов работает предприятие по производству минеральных удобрений. После начала военных действий в восточных областях Украины (и соответственного уменьшения спроса в этих регионах) собственники приняли решение нанять нового руководителя направления продаж.
Мы участвовали в процессе . Трудность была в том, что кандидаты предлагали разного рода планы развития отдела продаж, лоббировали найм знакомых итд. Большинство из них были вполне логичными, но по опыту наших консультантов, скорее всего подобные нововведения вызывали бы резкое отторжение у рядовых сотрудников отдела. То есть дополнительно пришлось бы бороться с ними, как часто бывает.
Мы разработали опросник, состоящий из блоков для собственников, сотрудников, а также 2-х ключевых клиентов (с которыми были установлены личные взаимоотношения). В итоге на голой статистике смогли выбрать руководителя по плану, который был в меру амбициозным, агрессивным, и в меру учитывающим видения изнутри.
Суть в том, что ваш план должен лавировать между интересами всех сторон. Тогда шансы успешного внедрения значительно возрастут.
Первые 100 дней и план
В одной из розничных сетей перед самым Новым Годом пришлось нанимать нового руководителя. Кадровые агентства пригласили более 15 соискателей, а собственник лично утверждал итоговую кандидатуру. Но во время корпоратива новый начальник проявил себя как фанатик внедрений и изменений. Подогретый спиртным, он зачитал из ежедневника список пунктов, что изменится и когда. Вступал в полемику с кем придется, доказывал, кричал «вы мелко мыслите и ничего не понимаете». Закономерно, что сотрудники начали дружить против него и его изменений, хотя по большей части они были довольно грамотны.
Есть прописная истина — новый руководитель в первые 100 дней своей работы должен быть очень осторожен, чтобы не навредить (пусть даже не намеренно), не сделать хуже. Вы обязаны выдержать паузу, дать возможность подчиненным привыкнуть к вашей манере управлять.
Структура плана
Технически план работы руководителя содержит следующие разделы:
- Цели, которые будут достигнуты
- Этапы (периоды) с измеримым промежуточным результатом
- Задачи по каждому этапу, с указанием сроков, необходимых затрат и метрик выполнения
- Исполнители и ответственные лица по каждой задаче
- Поощрения / штрафы за выполнение или невыполнение каждой задачи
Очень похоже по своей сути на бизнес-план. Также стоит задача показать ликвидность каждого действия, расписать процессы, обосновывая каждый из них, прогнозируя возможные выгоды.
Вы можете отойти от него, но перечисленные пункты затронуть обязательно.
Итоги
Первые шаги руководителя на новом месте должны быть выверенными. Мы увидели это из приведенных примеров из жизни наших клиентов.
Не бросайтесь резко предлагать изменения. Это может дискредитировать вас как руководителя. Начните с адаптации на новом месте. Дайте коллегам адаптироваться к вам. Заручитесь поддержкой собственника. И тогда все запланированные действия в глазах и сотрудников, и собственников будут к месту и грамотно внедрены.
Если мы можем быть полезны для вас в процессе планирования — задавайте вопросы, связавшись удобным для вас способом. С радостью и бесплатно на них ответим, потому что хотим, чтобы новые руководители в Украине вступали в должность эффективно, и понимали, какие шаги стоит делать в первую очередь, а каких избежать.