Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?
Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?
Плюсы электронного документооборота
1. Юридическая значимость.
Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
2. Сокращаются затраты.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.
3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.
Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
4. Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.
Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
5. Электронный документ в защите и сохранности.
Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.
Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
1. Переходный период.
Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале”.
2. Помощь в подключении к ЭДО
Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Кому будет полезен электронный документооборот?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.
Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена .
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Плюсы электронного документооборота
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
- Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
- Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.
Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.
Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.
Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
- Надежное хранение и удобный поиск документации.
- Поддержка и выполнение канцелярских задач.
- Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
- Создание аналитических отчетов.
- Обеспечение информационной безопасности.
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Типы систем электронного документооборота
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Итак, выглядит она следующим образом:
- СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
- Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
- СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
- Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
- СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
- Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
- Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
ТОП-10 систем электронного документооборота
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.
| Место | Программа/сервис | Цена | Простота освоения | Функциональность | Учет российского законодательства | Техническая
поддержка |
Общая оценка |
| 1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
| 2-4 | 1С:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
| 2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
| 4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
| 4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
| 7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
| 8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
| 9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
| 10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
ДЕЛО
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
- Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
- Простота и удобство в создании проектов документации.
- Общая отлаженность и функциональность системы.
Минусы
- К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.
Логика
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
Плюсы
- Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
- Высокая степень защиты данных пользователя.
- Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
- Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.
Минусы
- Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
- Не самая добросовестная работа технической поддержки.
- Архаичный интерфейс.
Сколько стоит?
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
ЕВФРАТ
Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.
Плюсы
- В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
- Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
- Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.
Минусы
- Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
- Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.
Сколько стоит?
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
1С:Архив
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы
- Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
- Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
- Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
- Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
- Поддержка интеграции с внешними приложениями.
Минусы
- Потребление большого количества системных ресурсов.
- Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.
Сколько стоит?
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
DIRECTUM
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
- Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
- Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
- Расширенные возможности интеграции с другими программами.
Минусы
- Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
- Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.
Сколько стоит?
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).
OPTIMA-WorkFlow
Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
- Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
- Сканирование программой-антивирусом.
- Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
- Мультиязычный интерфейс пользователя.
Минусы
- Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.
Сколько стоит?
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.
EMC Documentum
Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
- Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
- Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
- Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
- Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.
Минусы
- Работа только с браузером Internet Explorer.
- Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
- Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.
Сколько стоит?
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.
LanDocs
Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.
Плюсы
- Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
- Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
- Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.
Минусы
- Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
- Слабые возможности по расширению функционала.
- Сложность в освоении системы с нуля.
Сколько стоит?
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.
CompanyMedia
CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.
Плюсы
- Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
- Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
- Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
- Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.
Минусы
- В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
- Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.
Сколько стоит?
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Lotus Domino.Doc
Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
- Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
- Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
- Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.
Минусы
- Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.
Сколько стоит?
Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.
В итоге
Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.
10 апреля 2014 года «Единая электронная торговая площадка» (Roseltorg.ru) сообщила об интеграции системы электронного документооборота «Росинвойс» с 1С.
С использованием интеграционного решения процесс оформления сделки между заказчиком и поставщиком становится полностью автоматизированным. Двусторонняя связь между системами позволяет контрагентам беспрепятственно загружать документацию в «Росинвойс» и выгружать к себе в учетную систему 1С.
В работе с информационной платформой 1С компании часто используют несколько видов конфигураций системы. Бывает, что одна конфигурация используется в центральном офисе, вторая — в филиалах, третья — в отдельных структурных подразделениях. Помимо этого каждая организация формирует под себя свое индивидуальное решение для работы с программой 1С. Это требует специальных настроек и изменений в конфигурации учетной системы. В связи с этим разработчикам «ЕЭТП» пришлось решать задачу по созданию единого подхода ко всем конфигурациям без исключения, чтобы каждая компания могла использовать «Росинвойс» независимо от своих внутренних настроек. Решение было найдено – интеграцию провели на уровне базовых настроек ПО, которые едины во всех конфигурациях. Это позволило добиться поддержки массовой загрузки, подписания и отправки группы документов по заранее заданным критериям. Например, можно выбрать конкретный период времени, за который будет сформировано поточное подписание.
В планах компании — осуществить «бесшовную» технологию передачи данных между «Росинвойс» и 1С. Необходимо решить задачу появления загруженного файла в системах — без загрузки и выгрузки его на компьютер. Важно добиться максимальной эффективности от процесса автоматизации документооборота, чтобы было еще удобнее и проще, а доставка документов из одной системы в другую сократилась до доли секунды, считают специалисты компании-разработчика.
Принудительная плата за документооборот участникам торгов
Здравствуйте. Этот пост касается тех, кто учавствует в торгах на площадке роселторг.
Вчера позвонили с торговой площадки и стали объяснять, что на моем счету какая-то задолженность. Удивился. Вроде все хорошо было.
Деньги закидывал на площадку. Тендеры выиграли, деньги по 5900 списали. вроде всё ок…
А тут на тебе 4750 в минусе….
Отгрузочные документы по выигранным тендерам, как раньше через личный кабинет не выставляют, по всей вероятности выставляют в этой платной системе документаоборота…… Вот такая кухня….
Так раньше можно было скачать документы отгрузочные, а теперь новых документов здесь нет:
Как я понял, эта тема касается всех участников торгов.
Физикам еще можно это воровство (сбор за какую-то лицензию) как-то опротестовать законом о защите прав потребителей, а юрикам куда? в ФАС?
По примечанию платежа они продали слона, ой — неисключительную лицензию на право пользования бла-бла-бла на один год.
Есть идея, что конечный пользователь должен подписать лицензионное соглашение на неисключительную лицензию. А если не подписал, то и не имеешь права пользоваться этим сервисом на ихнем сайте. Т.е. ВЕРНИТЕ ДЕНЬГИ!
Кто пишет им претензии отказывают в возврате. Отключится через личный кабинет нельзя, только бумагу обязывают им писать…
Кто еще не в теме обратите внимание. Какие-то уведомления про эту систему были в сентябре-окрябре 2014 года.(только сейчас их разглядели см. ниже) Учувствовали в торгах, деньги за участие закидывали. А как успешно торги выиграли они нам сразу дополнительно минус 4750 нарисовали. Т.е. вам еще этот минус может и не выкатили, но потом могут выкатить. Отключайтесь заранее от этой системы документооборота если её не используете. Её подключали по умолчанию.
Теперь вопрос: Кто с этим уже столкнулся. Как решали эту проблему?
1.Рукой махнуть и денег отдать. Вроде и сумма небольшая.
2.Притензию писать. Они уже готовые отписки делают. юристы та у них грамотеи…
3. В инстанции обращаться…
4. Если есть какой опыт в этом деле подскажите!
Л. Мисникович, журнал “Главбух”
Практика показывает, что число компаний, внедривших систему электронного документооборота (СЭД), ежегодно увеличивается. Как правило, это большие и средние компании, использующие передовые технологии автоматизации и имеющие широкий круг партнеров и клиентов, которые уже перешли или планируют переходить на электронный документооборот.
Однако далеко не все организации спешат с таким переходом. Это связано с тем, что составление и обмен документами в электронном виде имеет как положительные, так и отрицательные стороны - и в финансовом, и в налоговом плане.
Выбираем вид электронной подписи
При переходе на электронный документооборот организации руководствуются нормами Закона № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронной подписи при заключении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий (ст. 1 Закона № 63-ФЗ).
При этом ФНС России в письме от 05.10.11 № ЕД-4-3/16368@ отметила, что ни действующим законодательством, ни иными нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между хозяйствующими субъектами.
По общему правилу существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2013 года, признается документом, подписанным квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ). А вот в отношении электронных документов, составленных после указанной даты, компания вправе самостоятельно выбрать вид электронной подписи. Ведь законодательство не устанавливает перечень электронных первичных документов, которые нужно заверять определенным видом подписи.
Кроме того, Закон № 63-ФЗ закрепляет различные области применения электронных подписей. Отличаются и расходы на оформление разных видов электронной подписи. Кроме того, существуют налоговые риски в случае отказа автора подписи от факта подписания внутренних документов организации, а также при подписании электронных документов простой или неквалифицированной электронной подписью. Таким образом, если организация примет решение перейти на электронный документооборот, безопаснее проанализировать и учесть ряд особенностей применения различных видов электронных подписей.
Таблица. Особенности применения различных видов электронной подписи
| Критерии | Простая электронная подпись | Усиленная электронная подпись | |
| неквалифицированная | квалифицированная | ||
| Характеристика | Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Для этого используются специальные коды, пароли и иные аналогичные средства (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) | Формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи. Позволяет определить отправителя, подписавшего электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания (п. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) |
Используется только с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным удостоверяющим центром (п. 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания |
| Вероятность отказа автора подписи от факта подписания документов организации | Не предназначена для защиты документа от подделки. Существует риск того, что автор подписи откажется от факта подписания им документа либо будет ссылаться на то, что документ был изменен после подписания без его ведома. Такой риск возрастает, если доступ к простой электронной подписи, помимо ее владельца, будет у других сотрудников организации (например, у секретаря, заместителя руководителя или системных администраторов) |
Закон № 63-ФЗ не содержит каких-либо норм, исключающих возможность отказа авторов подписи от факта подписания ими электронного документа | Обеспечивается наиболее надежная защита документа от подделки. Ведь применение такой подписи строго регламентировано. Процедура создания и проверки подписи исключает возможность отказа лица, сформировавшего квалифицированную электронную подпись, от факта подписания им электронного документа |
| Область применения | Нормативными актами (в том числе Законом № 63-ФЗ и Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон о бухучете) не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан тот или иной документ. По мнению автора, при подписании внутренних документов, не связанных с материальной ответственностью работников, а также с соблюдением правил охраны труда, и иных документов «невысокой важности» целесообразно использовать простую и неквалифицированную электронную подпись. Ведь такие виды подписи менее надежны |
Документы, используемые в электронном документообороте с третьими лицами (контрагентами, государственными органами), а также документы, связанные с материальной ответственностью или соблюдением норм охраны труда (неподписание которых работниками может послужить предметом как налоговых, так и гражданско-правовых и трудовых споров), целесообразно подписывать квалифицированной электронной подписью. Либо составлять такие документы, в том числе на бумажных носителях, и проставлять подпись собственноручно | |
| Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей бухгалтерского учета | Такая возможность прямо установлена пунктом 5 статьи 9 Закона о бухучете. При этом не уточняется вид электронной подписи, которой необходимо подписать первичный учетный документ. Нет в законе и прямых указаний на то, что документ, составленный в электронном виде, признается равнозначным бумажному документу | ||
| Возможность применения электронных документов, подписанных электронной подписью, для целей налогового учета (налог на прибыль и НДС) | Налоговый кодекс не запрещает применение электронных форм первичных документов для подтверждения расходов организации с целью исчисления налога на прибыль, если такие расходы соответствуют критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ | ||
| Разъяснений о правомерности учета налоговых расходов на основании документов, подписанных простой электронной подписью, найти не удалось. По мнению автора, в этом случае компании необходимо руководствоваться письмами налогового и финансового ведомств, разъясняющих порядок учета документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью | ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ отмечает, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то такие бумаги принимаются в качестве подтверждающих документов для целей применения пункта 1 статьи 252 НК РФ. Однако Минфин России считает иначе. Ведомство полагает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Следовательно, расходы, подтвержденные таким документом, компания не вправе учесть при налогообложении прибыли (письма от 25.12.12 № 03-03-06/2/139, от 20.12.12 № 03-03-06/1/710, от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 28.05.12 № 03-03-06/2/67) |
НК РФ прямо предусматривает возможность составления в электронной форме с применением усиленной квалифицированной электронной подписи: - заявления о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1 ст. 84 НК РФ); - налоговой декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ); - заявления о возврате или зачете суммы налога (п. 4 ст. 78 и п. 6 ст. 176 НК РФ); - счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Кроме того, Минфин России соглашается с правомерностью подтверждения расходов первичным документом, оформленным в электронном виде и подписанным квалифицированной электронной подписью. Ведь такой документ равнозначен документу, составленному на бумажном носителе и подписанному собственноручной подписью (письма от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1) |
|
Прописываем использование ЭЦП в учетной политике и контрактах
Порядок ведения электронного документооборота в компании целесообразно прописать в приложении к учетной политике организации. В частности:
- определить перечень лиц, которые будут участвовать в электронном документообороте, и получить на них квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи;
- предусмотреть порядок заверения бумажных копий электронных документов, представляемых по требованию контролирующих органов и третьих лиц;
- утвердить требования о соблюдении конфиденциальности использования ключа простой или неквалифицированной электронной подписи и ознакомить с ними работников, которые будут использовать их в работе.
Тем не менее существует риск отказа владельца подписи от факта подписания им электронного документа. Неясно, какие налоговые последствия в этом случае ожидают организацию. Вероятнее всего, налоговики откажут в признании расходов на основании такого документа. Однако официальных разъяснений найти не удалось. Судебная практика по данному вопросу в настоящее время еще не сложилась.
Кроме того, условие о правомерности подписания «первички» электронной подписью желательно включить в договоры с контрагентами. При этом важно помнить, что обе стороны сделки должны иметь технические возможности для обмена электронными документами (соответствующее оборудование - персональные компьютеры с выходом в интернет).
Некоторые документы оформляем на бумаге
Минфин России в письмах от 11.01.12 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 высказал мнение о том, что если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, налогоплательщик представляет его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Кроме того, в бумажном виде целесообразно продублировать товаросопроводительные документы. Это поможет избежать претензий в случае остановки служебного транспорта сотрудниками ГИБДД.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Внедрение в компании электронного документооборота предоставляет ей следующие преимущества:
- снижает финансовые и трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов;
- позволяет оперативно работать с документами (например, быстро найти нужный документ в электронной базе данных и переслать его коллеге или контрагенту);
- ускоряет процесс ознакомления, согласования и анализа документов, экономит рабочее время сотрудников практически всех подразделений компаний - руководства, рассматривающего и утверждающего документы, секретариата, который отправляет, получает и регистрирует документы, рядовых бухгалтеров и менеджеров;
- сокращает время на отправку необходимых документов (срок доставки электронного документа намного меньше, чем почтовой корреспонденции).
В числе минусов электронного документооборота можно отметить, в частности:
- затраты на создание электронных баз данных, системы электронного документооборота, а также на обучение и наем персонала;
- возможное зависание системы, как следствие, сбои и задержки в работе компании;
- временные затраты на обучение сотрудников принципам электронного документооборота;
- необходимость перевода бумажных документов в электронный формат.
Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.
ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.
3. Плюсы и минусы электронного документооборота
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
Эффективное управление движением документов,
Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
Безопасность и сохранность документов - шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
Исключение дубляжа документации,
Формирование архива происходит автоматически,
Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Плюсы и минусы электронного документооборота
Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?
Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?
Плюсы электронного документооборота
1. Юридическая значимость.
Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
2. Сокращаются затраты.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.
3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.
Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
4. Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.
Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
5. Электронный документ в защите и сохранности.
Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.
Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
1. Переходный период.
Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале”.
2. Помощь в подключении к ЭДО
Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Кому будет полезен электронный документооборот?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.
Плюсы электронного документооборота
- на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
- процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
- время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
- подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки;
- отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами — система электронного документооборота нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте;
- организация единого корпоративного информационного пространства. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников;
- повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.
Внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам (таким как экономия расходных материалов, экономии рабочего времени сотрудников), но и к повышению качества управления организацией (принимать решения можно быстрее, наглядно видеть ход выполнения работ над документами).
>Читайте по теме
Как происходит внедрение документооборота
-
Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.
Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.
Доступность и простота
При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я,
особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы .
Дешивизна
Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО... Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.
… и в дождь, и в град!
Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности:
в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!Что написано пером – не вырубишь топором!
Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом.
Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.