Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.

Цепочка заказ покупателя – реализация

Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.

В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.

Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.

Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.

И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».

В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.

Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».

Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».

И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.

Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.

Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.

Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.

Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».

Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.

Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.

Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.

Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.

Для оформления данной операции используется документ Заказ клиента.

Для оформления данной операции в настройках программы (раздел Администрирование - CRM и Продажи) должен быть включен флажок Заказы клиентов. Для оформления данной операции можно использовать варианты работы Заказ со склада и Заказ со склада и под заказ. В методике применяется режим работы Заказ со склада и под заказ.

Новый документ может быть введен из списка документов Заказы клиентов (раздел Продажи) или создан на основании сделки с клиентом, коммерческого предложения или задания торговому представителю. Порядок ввода и заполнения полей в этих случаях описан в соответствующих разделах справочника. В данном разделе будем рассматривать тот вариант, когда заказ клиента вводится из списка документов.

Следует отметить, что порядок работы с заказом клиента зависит от тех условий, которые определяются соглашением с клиентом и не зависит от того, каким именно образом был создан новый заказ клиента.

При вводе нового документа после выбора информации о партнере автоматически устанавливаются реквизиты, которые мы установили в соглашении для данного партнера.

В предыдущих разделах справочника мы уже рассматривали вопрос о том, как оформить соглашение с клиентом, как ввести информацию о ценах и скидках, которые будут действовать в рамках данного соглашения.

Ввод нового клиента в форму заказа можно начать с ввода информации о партнере (Клиент) или информации о юридическом лице партнера (Контрагент). Для ввода информации о клиенте можно использовать режим быстрого ввода.

Например, если нам известна информация об ИНН клиента, то информацию о первых цифрах ИНН можно ввести в поле Клиент или Контрагент и нажать кнопку Enter. Если программа сможет однозначно идентифицировать эту информацию, то она автоматически заполнит данные о контрагенте. В том случае, если однозначной идентификации не произошло, будет предложен список значений (как это показано на рисунке), из которого требуется выбрать нужное.

Аналогичным образом можно произвести заполнение по первым буквам наименования партнера (клиента).

После ввода информации о клиенте автоматически заполняется вся доступная информация, если она может быть однозначным образом идентифицирована:

• если для клиента определено одно юридическое лицо, то после ввода информации о клиенте будет автоматически заполнена информация о контрагенте;
• если клиент работает всегда по одним и тем же условиям, то есть для него действует индивидуальное или вполне определенное типовое соглашение, то информация об этом соглашении будет автоматически заполнена в документе;
• если по условия соглашения расчеты должны вестись по договорам и для юридического лица партнера (контрагента) определен один договор, то информация об этом договоре будет автоматически заполнена в документе.

Если для клиента возможен выбор – клиент может работать по нескольким соглашениям или от имени нескольких юридических лиц, то эту информацию нужно дополнительно заполнить в документе, указав необходимые данные в соответствующих полях документа.

При вводе нового документа программа автоматически заполняет информацию об организации и складе в соответствии со статистикой указания этой информации в предыдущих документах данного типа, если эта информация не указана в соглашении. То есть если менеджер оформляет заказы от имени одной организации на один склад, то при вводе последующих документов (при вводе третьего документа) эта информация заполнится автоматически.

Итак, в качестве клиента, который заказал у нас товар, был выбран партнер «Саймон и Шустер». В качестве соглашения с клиентом выбрано соглашение Оптовые продажи (предоплата). При оформлении документа будут использоваться те параметры, которые установлены в этом соглашении.

Для просмотра параметров, установленных в соглашении, нужно нажать кнопку рядом с названием соглашения.

По условиям примера товар должен резервироваться по заказу клиента только после полной оплаты покупателем. Поэтому в соглашении с клиентом выбран график оплаты Предоплата, в котором указан 100 % авансовый платеж с отсрочкой платежа 5 дней. В соответствии с этим параметром будет автоматически рассчитана дата оплаты (гиперссылка К оплате) в документе. Заполнение даты оплаты будем производить позже, после того как определимся с суммой заказа (перечнем заказанных позиций).

Примечание

Дата оплаты может рассчитываться в соответствии с календарными или рабочими днями. Это определяется установкой флажка в графике оплаты. В нашем случае используется Учет отсрочки по календарным дням. Поэтому дата оплаты будет рассчитана с учетом выходных дней.

По умолчанию для данного клиента установлена оптовая цена (Вид цены – оптовая). Информация об этой цене и будет использоваться при заполнении цен на товары в документе.

В соглашении с клиентом установлена валюта – рубли (RUB). Эта валюта и установилась по умолчанию в заказе клиента. Заказ клиента может быть оформлен в любой валюте, зарегистрированной в справочнике Валюты. Информация о валюте заполняется на странице Дополнительно.

Валюта, установленная в заказе клиента, будет являться той валютой, в которой ведутся взаиморасчеты с партнером. Валюта взаиморасчетов, указанная в заказе, жестко связана с валютой взаиморасчетов по договору. Если взаиморасчеты с клиентом ведутся по договорам, то в качестве договора в заказе клиента можно будет указать только тот договор, валюта которого совпадает с валютой заказа.

В рамках одного соглашения могут быть оформлены заказы с ведением взаиморасчетов в разных валютах и по разным договорам. В соответствии с условиями, указанными в соглашении указание договора не требуется, поэтому в документе информация о договоре указана не будет.

Следует помнить, что если заказ клиента будет оформляться в валюте, отличной от валюты соглашения, то это будет нарушением условий продажи. Оформить такой заказ сможет только тот менеджер, для которого включено право отклонения от условий продаж, или для этого заказа необходимо будет провести дополнительное согласование отклонений от условий продаж.

В нашем примере заказ клиента будем оформлять в валюте, которая указана в соглашении, в рублях. В соответствии с условиями соглашения в документе автоматически заполнилась информация об организации «Торговый дом «Комплексный», от имени которой будет оформляться заказ клиента.

Информация о складе, на котором будет резервироваться товар, в заказе клиента заполнилась в соответствии с ранее оформленными документами (по статистике использования). Будем рассматривать вариант, когда товар резервируется и отгружается с одного склада. В соответствии со статистикой заполнился склад Центральный склад. Изменим склад и укажем склад «Бытовая техника». Следует напомнить, что склады в редакции 11 конфигурации «Управление торговлей» – это складские территории, которые могут быть разделены на несколько помещений. Фактическая отгрузка товаров может быть в дальнейшем произведена из разных помещений одной складской территории. В то же время предусмотрена возможность указать в одном заказе группу, в которую будет включено несколько складских территорий.

На складе «Бытовая техника» контролируются остатки товаров с учетом ранее зарезервированных товаров (установлен флажок Контролировать обеспечение).

После определения основных параметров заказа переходим к подбору товаров в табличную часть документа. При подборе товаров можно использовать вариант быстрого подбора по первым буквам краткого наименования или по артикулу товара.

При таком варианте подбора будут автоматически заполнены оптовые цены по товару (если они зарегистрированы на дату оформления документа).

Можно также использовать вариант подбора товаров с помощью диалогового окна Подбор номенклатуры. Вызов диалогового окна подбора производится при нажатии кнопки Подобрать товары.

Принцип подбора одинаков во всех документах. Он уже рассматривался при оформлении коммерческих предложений.

Остановимся на некоторых особенностях подбора при продаже товаров.

В рассматриваемом примере товар резервируется из текущего свободного остатка на складе. Поэтому при подборе следует анализировать текущие остатки товаров на складе и подбирать те товары, которые есть в доступном остатке. Информация о доступном остатке товаров показывается для склада, который указан в документе, если установлен вариант показа Подробная информация об остатках (показать). Поскольку в нашем примере товар должен отгружаться из текущего остатка, то следует установить фильтр по наличию товаров на текущем складе (Только в наличии на складе Бытовая техника).

Следует отметить, что обычно при продаже товара назначаются фиксированные цены. Информация о ценах заполняется в соответствии с тем типом цен, который указан в документе. Поэтому при подборе рекомендуется исключить запрос количества и цен. Это ускорит процесс подбора товаров в табличную часть документа. Однако если необходимо все-таки контролировать цены и указывать количество товаров при подборе, то можно оставить вариант запроса количества и цены (Все действия – Настройки – Запрашивать количество и цену).

При подборе товаров можно использовать различные варианты поиска товаров. Для ограничения списка товаров можно использовать фильтр по видам и свойствам номенклатуры.

Особенностью данного отбора является то, что при его использовании можно установить отбор по дополнительным сведениям (дополнительным свойствам и реквизитам), которые мы произвольным образом добавили для товаров. Список тех параметров, по которым необходимо производить отбор, нужно предварительно добавить в справочник Виды номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры могут быть установлены свои параметры отбора.

Например, при установке флажка у конкретного значения параметра произойдет быстрый отбор и в списке будут показаны только те холодильники, которые имеют выбранный тип (марку). Если дополнительно установлен фильтр по наличию товара, то в списке будут показаны только те выбранные марки холодильников, которые есть в наличии на конкретном складе.

Этот способ подбора удобно использовать также для отбора товаров по свойствам характеристик. Например, если нам необходимо отобрать обувь 36-го размера, то мы можем установить отбор по виду номенклатуры «Обувь» и отбор по свойству характеристики – 36-й размер.

Используя возможность отбора по дополнительным свойствам, можно быстро найти те товары, которые обладают такими же свойствами, как исходный товар. Причем это можно сделать в общем списке, не устанавливая фильтр по видам и свойствам. Для этого используется команда контекстного меню Товар со схожими свойствами.

Для поиска товаров можно также использовать быстрый поиск по контексту. Например, если в списке электротоваров нужно найти кофеварки, то достаточно набрать эту информацию в строке поиска. При использовании такого варианта поиска следует использовать полнотекстовый поиск данных. Настройка варианта поиска производится по команде Все действия – Настройки – Настроить поиск.

Подбор товаров в документ производится двойным щелчком мыши или с помощью клавиши Enter. Товары могут быть сразу перенесены в документ или предварительно добавлены в диалоговое окно Подобранные товары, а затем перенесены в документ. Это зависит от положения переключателя Всего подобрано позиций... (показать).

Если флажок установлен, то после проверки списка подобранных товаров нужно нажать кнопку Перенести в документ. Если не установлен, то товары автоматически переносятся в документ в момент подбора.

При подборе товаров можно посмотреть список тех товаров, которые обычно продаются с подобранным товаром (С подобранной номенклатурой совместно продается). Для показа таких товаров должен быть установлен флажок Номенклатура, продаваемая совместно в разделе Администрирование – Номенклатура. Список товаров, которые совместно продаются настраивается в разделе Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники.

После того как товары подобраны в документ, необходимо уточнить состояние обеспечения для данных товаров, то есть сможем ли мы обеспечить отгрузку данного товара с учетом ранее зарезервированных товаров. Для этого в заказе необходимо вызвать обработку Состояние обеспечения.

В состоянии обеспечения мы видим, что все отобранные нами позиции отмечены зеленым цветом. Это означает, что все товары можно отгрузить со склада (доступно полное обеспечение).

В данном случае мы не рассматриваем вариант, когда недостающий товар можно заказать у поставщика, а также возможность частичной отгрузки по заказу. Эти вопросы мы рассмотрим в следующих разделах.

Предварительный список товаров нам необходим для расчета суммы предоплаты и выставления счета клиенту. Резервирование товаров будет производиться после того, как мы зарегистрируем поступление оплаты от клиента. После того как мы определились с суммой заказа, необходимо заполнить информацию о сумме авансового платежа в соответствии с графиком оплаты.

Для заполнения информации о платеже нужно нажать кнопку Заполнить этапы по графику. При заполнении информации о платеже мы можем указать вид оплаты (наличная, безналичная, платежная карта).

Предположим, что клиент будет оплачивать заказ путем перевода денежных средств на расчетный счет нашего предприятия. Нужно указать все эти данные на странице в диалоговом окне Правила оплаты.

Следует обратить внимание еще на один параметр, который мы можем заполнить в документе, – Желаемая дата отгрузки.

Программа предлагает заполнить эту дату в соответствии с предполагаемой датой перечисления аванса клиентом, поскольку отгрузка товаров может производиться только после полной оплаты заказа клиента.

После того как все данные введены в документ, нужно установить в документе Заказ клиента статус К выполнению. Так как мы не хотим резервировать товар до момента получения оплаты от клиента, то для всех строк заказа установим действие Не обеспечивать. Для группового заполнения можно использовать командуЗаполнить обеспечение.

Поскольку мы оформили документ в соответствии с условиями продаж, то дополнительного согласования заказа у руководства нам производить не требуется.

После того как мы установили у заказа клиента статус К выполнению, изменилось состояние заказа. В заказе установился статус Ожидается аванс (до обеспечения). Товар по заказу нельзя будет отгрузить (установить действие Отгрузить для строк заказа), если не зарегистрирована оплата заказа.

Важно!

Контроль необходимости предоплаты будет происходить только в том случае, если используется порядок ведения взаиморасчетов По заказам.

Отправить эту статью на мою почту

В данной статье мы рассмотрим такое понятие в 1С Заказ клиента, непосредственно 1с УТ 11. Какую информацию он содержит, и как оперативно получить

максимум полезных сведений при работе со списком заказов.

В 1С УТ заказ клиента это документ, который применяется для регистрации в системе запроса клиента на продажу для него товаров, оказание услуг или передачу на комиссию товаров.

Для начала необходимо в настройках выбрать вариант использования заказа (Раздел НСИ и Администрирование → Настройки НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи).

Рассмотрим Заказ клиента в 1С 8.3

В шапке отображается командная панель документа, а так же статус и приоритет исполнения заказа. Перечень статусов зависит от выбранного варианта использования заказов:

Если выбран Заказ под заказ, поле статус на форме документа не отображается;

При варианте Заказ только со склада в перечне статусов доступны «На согласовании», «В резерве» и «К отгрузке»;

При схеме Заказ со склада и под заказ только возможен выбор только из двух статусов – «На согласовании» и «К выполнению».

Приоритет Заказа клиента в 1С 8.3 используется для указания его значимости. Приоритет может быть Низкий, Средний и Высокий.

Обратите внимание на командную панель, она представлена в виде пиктограмм (кнопок), позволяющих осуществить определенные действия с данными системы. Эти, и другие пиктограмы используются при работе в 1с с заказами клиентов, и другими объектами системы. Основные кнопки представлены в таблице.

 Закладка «Основное» содержит информацию о том, кто, что, у кого покупает и на каких условиях. Здесь как правила указывают организацию-продавца, клиента, контрагента, соглашение, договор. На основе данных, зарегистрированных в соглашении, в заказе будет определены, условия и график оплаты, основные параметры для ценообразования, правила обеспечения и отгрузки, установлен режим налогообложения, учтена потребность в использовании многооборотной тары.

 На закладке «Товары» список товаров/услуг, которые собирается приобрести клиента, указаны их цены количество и другие важные сведения, если для выбранного товара они необходимы (например, характеристики, серия, упаковка). Заполнить список товаров можно тремя способами:

Добавлением пустых строк и выбором позиции номенклатуры из справочника;

С помощью команд заполнить → Подобрать товары, открыть Рабочее место подбора и выбрать товары используя различные фильтры ограничивающие области поиска;

Загрузить товары из внешнего файла, используя одноименную команду.

Для каждой строки указывается варианта обеспечения товарами, для этого выбирается команда Обеспечение → Заполнить обеспечение. Для подтверждения необходимости отгрузки товара клиенту в заказе необходимо установить вариант обеспечения Отгрузить, на другие позиции заказа, документ реализации не сформируется.

В подвале закладки указывается дата отгрузки товара клиенту.

 Данные на закладке «Доставка» определяют порядок доставки товаров клиенту (Самовывоз, Наша транспортная служба до клиента, Наша транспортная служба до перевозчика, Перевозчик (с нашего склада), На усмотрение транспортной службой) и указываются параметры доставки.

Все распоряжения по доставке собираются в дальнейшем в рабочем месте «Доставка», в котором формируются документы «Задания на перевозку». Данная закладка отображается в заказе только при соответствующей настройке (Администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка – Доставка → Управление доставкой), в противном случае адрес доставки вводится в отдельном диалоговом окне в поле Адрес доставки на странице дополнительно - Реквизиты печати.

 Закладка «Дополнительно» содержит прочие сведения, такие как менеджер, оформивший заказ, валюта заказа, номер заказа по данным клиента и т.п.

Так же в документ Заказ клиента в 1С 8.3 содержит строку, отображающую итоговую сумму, НДС и скидку.

Итак, мы ознакомились с основными данными, которые содержит заказ клиента в 1С 8.3. Теперь перейдем в список заказов и посмотрим, какую же информацию о заказе мы можем получить из него, не открывая документ, и как упростить работу с этим списком.

В первую очередь обратите внимание на отборы.

Над списком заказов в 1С УТ отображается панель быстрых отборов. С ее помощью можно подобрать заказы по определенным критериям, например, сделать отбор по сроку выполнения и отобразить только просроченные заказы или заказы на сегодняшний день.

Далее Вы можете установить отборы, которые система запомнит и будет использовать при открытии. Например, по полю менеджер, и тогда при открытии списка заказов будут видны только те, которые были созданы этим менеджером. Сделать это можно в меню Еще, выбрав Настроить список. В разделе Отборы выберите поле для отбора Менеджер и в поле Значение укажите нужного пользователя.

Данная форма Настройка списка так же позволяет: установить различные сортировки в списке документов; настроить цветовое выделение данных согласно выбранным критериям; сгруппировать поля.

Следующим шагом предлагаю настроить удобное для вас отображение колонок. В разделе Еще выберите Изменить форму, откроется окно Настройка формы.

В предложенном списке с помощью галочек можно убрать отображение лишних колонок и добавить более важные. Используя стрелочки легко настроить удобную последовательность.

%оплаты, %отгрузки, % долга. Эти колонки отражают состояние оплаты и отгрузки товаров по заказам.

Срок выполнения. Содержит дату отгрузки, просроченные заказы отмечены красным цветом.

Текущее состояние заказа. В зависимости от того, на какой стадии находится заказ, доступны различные состояния, такие как Ожидается аванс (до обеспечения). В процессе отгрузки, Ожидается оплата (после отгрузки), Закрыт и т.п.

Если у вас есть вопросы по работе в УТ 11 заполняйте заявку на этой странице или звоните.

Коробочные программные продукты компании 1С хороши своей универсальностью, стандартными интерфейсами и простотой освоения. Работа с заказами в 1С строится на понятной и простой схеме обработки документов.

Но даже эту ежедневную и важную работу обработкой заказов в 1С иногда хочется упростить и оптимизировать.

Удобная обработка заказов в 1С

В программе «1С:Управление торговлей» заказы это документы с определенным набором реквизитов.

Что бы увидеть в 1с заказы необходимо зайти в раздел «Продажи» и выбрать пункт «Заказы покупателей». Вам открывается форма списка заказов покупателей. В этой форме Вы видите реквизиты самого заказа такие как номер, дата, клиент, статус, сумма.

Но что делать если Вам необходимо работать с заказами и видеть при этом больший объем информации, быстро получать информацию о товарах в заказе покупателя и т.д.

Обычно для этого делают доработку типовой формы 1С заказы покупателей .

Мы же предлагаем совершенно иную обработку заказов в 1С .

Обработка представляет собой внешний файл, использование которого никак не влияет на целостность базы данных «1С:Управление торговлей», но при желании ее можно безболезненно встроить в 1С для работы с заказами.

В обработке работы с заказами 1С две вкладки – вывод общего списка заказов в 1С и список товаров по всем заказам. Каждая форма содержит фильтры для отбора заказов по статусам выполнения, оплаты и определенным свойствам.

На форме списка заказов при двойном нажатии на заказе 1C открывается форма заказа покупателя. В этой форме можно выставить статус выполнения отгрузки и ввести документ реализация.

Предлагаемая обработка заказов в 1С прежде всего предназначена для работы с заказами, которые приходят в 1С с интернет сайта. В первую очередь из 1С:Битрикс. Но она может быть адаптирована для любой ситуации в зависимости от потребностей пользователей.

Приведенное описание с обработкой заказов в 1С это один из примеров нашей настройки и разработки в "1С:Управление торговлей" по техническим заданиям заказчика.

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.