В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания. Речевой этикет делового письма является проявлением культуры адресанта.
Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы.
Вступительное обращение - это способ привлечения внимания адресата, установления контакта с ним.
В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера; в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общественное положение, и др.) или группе лиц, связанных до роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В современных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосредственного обращения к должностному лицу или лицам.
Обращение помещается отдельной строкой по центру. Восклицательный знак придает письму эмоциональный характер, указывает на особое значение, придаваемое автором содержанию излагаемого вопроса.
При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное положение, сферу деятельности, характер взаимоотношений между сторонами, цель письма и пр.
Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:
- Уважаемые господа!
- Господа!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
- Уважаемые коллеги!
- Дорогие коллеги!
Для русского речевого этикета нивелирование полов - характерная черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе практически не было, а в советский период распространенным было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В последние годы при адресовании письма должностному лицу женского пола используется существительное мужского рода (следователь, генеральный директор заведующий и т. д.).
Если получателем письма является особо важная персона: высокое должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и культуры, известный общественный деятель, президент (председатель) общества, кампании, фирмы и др., то используют обращения:
- Глубокоуважаемый Алексей Петрович!
- Многоуважаемый Павел Анатольевич!
Возможно обращение с указанием должности и без фамилии:
- Уважаемый господин Министр!
- Уважаемый господин Губернатор!
- Уважаемый господин Депутат!
- Уважаемый господин издатель!
- Уважаемый господин председатель!
При обращении к лицу, имеющему звание, можно использовать следующий вариант:
- Уважаемый доктор!
- Уважаемый профессор!
Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как никогда важно личностное обращение, которое вызывает у адресата повышенный интерес к письму, свидетельствует о внимании и уважении отправителя к деловому партнеру.
Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры:
- Глубокоуважаемый господин Петров!
- Глубокоуважаемая госпожа Петрова!
- Многоуважаемый господин Смирнов!
- Многоуважаемая госпожа Демина!
- Уважаемый господин Горский!
- Уважаемая госпожа Пронина!
- Господин Мартынов.
- Уважаемый Дмитрий Иванович!
- Уважаемая Ксения Петровна!
-Игорь Константинович, ...
Заключительная форма вежливости завершает основной текст, помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливости, как правило, ставится запятая, но допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставляется ниже заключительной формулы вежливости в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. В письмах, оформленных на должностных бланках (а также в некоторых письмах частного характера), наименование должности и расшифровка подписи не ставятся.
В деловой переписке существует несколько вариантов заключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин ..., то оно должно заканчиваться фразой: С уважением, ...
В поздравительных и благодарственных письмах, в письмах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы:
- Искренне Ваш (а); ...
- Искренне Ваши,...
- С нauлучшuмu пожеланиями, ...
- С наилучшими пожеланиями и приветом, ...
-С сердечным приветом, ...
- С сердечным приветом и пожеланиями, ...
-С благодарностью . Ваш ...
- С дружественным приветом, ...
- С дружеским приветом, ...
- Наши наилучшие пожелания г-ну (имя).
В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только стандартом, но и правилами хорошего тона.
В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует использовать официальные формулировки:
- С уважением, ...
- С благодарностью и уважением, ...
- С глубоким уважением, ..
ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ
Как правило, такие письма имеют персональную адресацию.
Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с выражением благодарности может быть различным по содержанию, например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т. д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений между отправителем и получателем письма.
В начале письма можно засвидетельствовать свое уважение, почтительное отношение к адресату, признание его заслуг, положительную оценку ума делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную корреспонденцию:
-Очень любезно с Вашей стороны ...
- Я высоко ценю Вашу доброту...
- Признавая и по достоинству оценивая Ваш вклад в...
- Мы были счастливы, получив...
- Это письмо - выражение глубокой благодарности (признательности) ...
- Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа на...
- Большое спасибо за факс от...
- Благодарим за каталог, который мы получили...
- Благодарим Вас за Ваше письмо от...
- Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за...
-Хочу выразить мою глубокую благодарность за...
-Я (искренне) благодарен за Ваш...
- Позвольте выразить признательность за участие в...
- Позвольте Вас поблагодарить за...
- Разрешите выразить Вам благодарность (признательности)
- Мы признательны Вам за то, что...
- Выражаем благодарность от имени...
- Благодарю Вас за участие...
В конце письма также можно еще раз употребить слова благодарности, выразить надежду на получение скорого ответа, на продолжение сотрудничества, на возможные перспективы деловых отношений и т. д.:
С благодарностью за Ваш интерес к этому делу, остаюсь, ...
- Заранее благодарю Вас за содействие, остаюсь, Ваш...
- Я буду (мы будем) очень благодарен (благодарны) за скорый (срочный) ответ.
- Мы были бы очень признательны (благодарны), если бы Вы ответили при первой возможности.
- Большое спасибо за Ваше (доброе) содействие.
- Ваше содействие в этом деле будет по достоинству оценено.
- С сердечным приветом и благодарностью за Ваше ее действие (терпение) в этом деле.
- Я искренне ценю Ваше терпение и продолжающийс. интерес.
- Ждем Вашего любезного ответа.
С наилучшими пожеланиями и уверенностью в развитии взаимовыгодного сотрудничества...
ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ
Письмо-поздравление является доказательством доброго расположения отправителя к адресату
Поздравления и пожелания чаще всего являются основным аспектом письма, открытки, телеграммы, но могу представлять собой и часть многоаспектного письма. В таком случае слова поздравления и пожелания располагаются как правило, после обращения и приветствия.
Для писем, которые пишутся и отправляются задолго до знаменательной даты, возможно размещение поздравления в конце письма.
В официальных поздравительных письмах наиболее употребительными являются формулы:
разрешите поздравить Вас;
позвольте поздравить Вас;
примите мои (наши) поздравления.
|
Примите наши поздравления |
с новым назначением. с Новым годом и приближающимся Рождеством. с Вашим юбилеем. |
|||
|
Приветствуем Вас |
по случаю национального праздника. по случаю Вашего юбилея. в связи с открытием международной конференции. |
|||
|
По случаю |
избрания Вас на пост … |
разрешите (позвольте) поздравить…. |
||
|
По поводу |
успешной защиты Вашей диссертации |
примите мои (наши) поздравления… |
||
|
Разрешите Позвольте |
пожелать |
Вам больших успехов, здоровья, благополучия, счастья… Вам успеха в осуществлении Ваших планов |
||
|
Примите наши (искренние. теплые, сердечные и т. д.) пожелания |
новых успехов. больших достижений. здоровья, исполнения надежд (желаний) |
|||
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ
Письмо-приглашение может быть адресовано как конкретному лицу или нескольким лицам, так и учреждениям. Приглашение конкретному лицу следует ее составлять с учетом статуса адресата, характера взаимоотношений между сторонами, а также степени официальности проводимого мероприятия.
Наиболее распространенными в деловой переписке являются выражения со словами: разрешите пригласить; позвольте пригласить .
Нейтральные по стилю выражения подчеркивают заинтересованность приглашающей стороны. Такие выражения носят еще характер обсуждения, то есть одностороннего приглашения без согласия второй стороны. В том случае, когда и вторая сторона согласна, высылается уже официальное приглашение.
- Мы были бы рады видеть Вас на ...
- Мы будем весьма признательны Вам за участие в ...
-Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение на ...
В том случае, когда инициатором приглашения выступы вторая сторона (Мы хотели бы принять участие в Вашем совещании), в ответном письме-приглашении уместны выражения:
- Мы с (большой) радостью примем (встретим) Ваших представителей (Вашу делегацию).
- Мы рады пригласить Вас ...
- Мы согласны принять Вашу делегацию ...
- Мы можем принять Ваших представителей.
- Мы не возражаем против Вашего участия в совещании.
- Со своей стороны мы (с радостью) готовы принять (пригласить, встретить) Ваших представителей.
Если первая сторона особо заинтересована в согласии, то после собственно пригласительных фраз употребляются выражения:
- Мы надеемся, что Вы примете наше приглашение.
- Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие.
- Мы выражаем надежду, что Вы примите наше приглашение (предложение).
ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ
Общепринятыми формулами выражения сожаления являются следующие:
-К сожалению, ...
- К нашему большому сожалению, ...
- К моему великому сожалению, ...
- С сожалением ...
- Мы очень сожалеем ...
- Нам чрезвычайно жаль ...
- Я очень сожалею, что ...
- Я с сожалением узнал из Вашего письма, что ...
- Сожалею ...
Выразить сожаление по поводу несостоявшейся сделки, просроченной оплаты, задержки в доставке заказанного товара и т. д. бывает недостаточно для того, чтобы между обеими сторонами сохранились добрые отношения и возможность дальнейшего успешного сотрудничества, поэтому правилами делового этикета рекомендуется принести свои извинения за причиненные неудобства. Извинения в письмах могут сопровождать просьбы (Извините, что обращаюсь к Вам с просьбой ), отказы (Извините, но, к сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем) и т. п.
Типичными и наиболее употребительными формулами извинения являются следующие:
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо материальных ценностей; документе не имеющих адресующей части; документов, требующие дополнительного разъяснения. Сопроводительные письма необходимы и в тех случаях, когда отправляемые документы включают несколько листов. В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа и цель его направления, срок исполнения, объясняется причина задержки и т.д.
|
- В ответ на Ваше письмо от... (на Ваш запрос, на Вашу просьбу) Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от... (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор), ... Согласно Вашей просьбе Согласно нашей договоренности В соответствии с дополнительным протоколом на... год (с нашей договоренностью, с Вашей просьбой) На основании дополнительного протокола на... год (Вашей просьбы, нашей договоренности) В связи с Вашей просьбой (нашей договоренностью) В подтверждение нашей договоренности (нашего телефонного разговора) |
направляем высылаем посылаем препровождаем | ||||
|
Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем Возвращаем |
в приложении... с этим письмом... отдельным пакетом... заказной бандеролью... сегодняшней почтой... почтовой посылкой... отдельной почтовой посылкой... |
||||
|
С удовольствием |
направляем посылаем высылаем препровождаем | ||||
|
Мы рады В приложении При этом В связи с этим Одновременно |
направить препроводить направляем посылаем высылаем препровождаем направляются посылаются высылаются препровождаются | ||||
- (Мы) прилагаем...
- Направляем заявку на ...
- Высылаем (Вам) наложенным платежом ...
- Предоставляю на утверждение ...
- Направляем (Вам) на рассмотрение ...
- Согласно прилагаемому списку ...
- Отправляем Вам вместе с этим письмом образцы...
|
В ответ на |
Ваше письмо от Ваш запрос Вашу просьбу |
направляем высылаем посылаем препровождаем | |
|
Ссылаясь на |
Ваш запрос нашу договоренность |
||
|
Согласно |
Вашей просьбе нашей договоренности |
||
|
В соответсвии с |
дополнительным протоколом нашей договоренностью Вашей просьбой |
||
|
В связи с |
Вашей просьбой нашей договоренностью |
||
|
В подтверждение |
нашей договоренности нашего телефонного разговора |
ЦИТАТА:
Ещё был вопрос, нужно ли ставить запятую после фразы… вот когда ты в письме… вот, заканчиваешь письмо и пишешь «С уважением». И просили меня привести, там, как бы теоретическое обоснование. Вот, сразу говорю, что запятая ставится всегда : «С уважением – запятая – такой-то». Но, к сожалению, никакой теории на этот счёт нет, там всегда запятая, и это просто принято.
Марина Королёва в передаче «Говорим по-русски» на радио «Эхо Москвы » 29.06.2014
КОММЕНТАРИЙ:
Как всегда безапелляционно, Марина Королёва заявила, что после выражения (не фразы!) «С уважением» в конце письма перед подписью якобы всегда ставится запятая. Объяснить это «как бы теоретически» она не смогла, а ссылается на то, что это «просто принято».
Если ставить такую запятую и «принято», то далеко не у всех и, боюсь, не у тех, с кого следует брать пример. Впрочем, должен признать, что проблема сложная. Мнение М. Королёвой разделяет и сайт «Грамота.ру»:
Конечно, «Грамота.ру» – уважаемый сайт, и мы знаем, что журналисты «Эха Москвы» с ним дружат. Но он всё-таки не является истиной в последней инстанции, справки на этом сайте пишут обыкновенные люди, которые тоже делают ошибки. И напомню, что есть и другие люди, которые занимаются тем же делом, например, сайт «Грамма.ру». Он придерживается противоположного мнения:
В этой справке совершенно правильно подмечено, что данная запятая бездумно перенесена нашими бизнесменами из правил написания писем на английском языке.
Что касается теоретического обоснования для отсутствия запятой, то оно как раз имеется. Представьте, что вы написали в строчку: «С уважением, Иван ». Такое написание делает имя Иван обращением, т.е. получится, что это не вы – Иван, а тот, к кому вы обращаетесь. Но ведь подпись – это не обращение, а слова «c уважением» – не вводный оборот. Эти слова – неполное предложение, осколок подразумеваемой фразы: «Это письмо написал с уважением к Вам Иван». Кстати, «С уважением» – не единственная форма завершения письма, точно так же – без запятой перед подписью – пишутся обороты «С приветом», «С любовью», «С наилучшими пожеланиями» и т.п.
А чтобы окончательно развеять сомнения, лучше всего обратиться к авторитетным источникам. Таковым в данном случае будут письма несомненно образованных людей. Приведу сначала два примера:
P.S. После фразы «С уважением» можно поставить тире (т. к. оно заменяет собой подразумеваемые слова, например «написал Вам») и точку. Так, например, писал Блок:
Написание делового письма - не менее ответственная задача для любой компании, чем . Обычно документ оформляется по простой схеме: приветствие - основная часть - заключение - подпись и дата. По общепринятой практике в конце письма вместо простой подписи (фамилия и инициалы) используется более вежливая формула «С уважением» — к ней и присоединяется фамилия директора или другого ответственного лица, по поручению которого был составлен документ.
Указанное словосочетание используется особенно часто (в силу своей простоты и нейтральности). Однако в конце письма могут быть применены и другие формулы; их образцы будут приведены далее.
Зачем нужна подпись в деловом письме?
Подпись в деловом письме, как и в любых других (например, в ), нужна в первую очередь для того, чтобы получатель знал имя адресанта. С юридической точки зрения это единственная необходимая функция подписи, а потому она может быть сведена до фамилии и инициалов.
Важно : крайне желательно, чтобы документ был заверен личной подписью директора (руководителя) и содержал на себе (в конце листа) оттиск печати или штампа организации. Эти условия не являются обязательными, однако их выполнение существенно повысит доверие к отправителю бумаги.
Использование одной фамилии без формулы «С уважением» хотя и не лишает документ юридической силы, не способно вызвать у адресата положительных эмоций по отношению к отправителю, да и просто расходится с принятыми в обществе нормами вежливости. Именно по этой причине слова «С уважением» (и многочисленные вариации) повсеместно используются и в деловой, и в личной переписке. Добавить их в конец письма несложно (не труднее, чем провести ), зато результат с лихвой окупает потраченное время.
Важно : в соответствии с принятой практикой словосочетание «С уважением» в конце письма отделяется от фамилии и должности запятой.
Образец
С уважением,
Генеральный директор ООО «Маяк-Нефтегаз-Егоровка»
Иванов И. И.
В настоящее время, помимо основного словосочетания «С уважением», ставящегося в конце письма, используется ещё несколько вариантов, более или менее формальных и подходящих под определённые случаи:
- Просто фамилия с инициалами . В деловом обороте допускается использовать только во время активного обмена текстовыми сообщениями; при этом первое и последнее из них непременно должны быть оформлены по всем правилам.
- «Удачного дня ». Неплохой вариант для заключительного письма в переписке, однако малознакомым адресатом может быть расценён как резкий.
- «До встречи ». Использовать эту формулу имеет смысл только тогда, когда адресант планирует вскоре встретиться с получателем.
- «Удачи! » Такое заключение может показаться адресату фривольным, а потому допустимо только в полудружеской переписке.
- «Спасибо за внимание ». Формулу рекомендуется применять в деловых и коммерческих предложениях.
Подводим итоги
Формула «С уважением» используется перед должностью и фамилией адресанта в конце письма, чтобы создать у получателя более дружеский настрой. Исходное словосочетание может быть заменено любым другим - главное, чтобы оно было уместно.
Также для заверения документа рекомендуется использовать личную подпись руководителя (директора), а также проставить оттиск печати или штампа - вкупе со словосочетанием «С уважением» эти детали заставят адресата проникнуться доверием к отправителю.
ЦИТАТА:
Ещё был вопрос, нужно ли ставить запятую после фразы… вот когда ты в письме… вот, заканчиваешь письмо и пишешь «С уважением». И просили меня привести, там, как бы теоретическое обоснование. Вот, сразу говорю, что запятая ставится всегда : «С уважением – запятая – такой-то». Но, к сожалению, никакой теории на этот счёт нет, там всегда запятая, и это просто принято.
Марина Королёва в передаче «Говорим по-русски» на радио «Эхо Москвы » 29.06.2014
КОММЕНТАРИЙ:
Как всегда безапелляционно, Марина Королёва заявила, что после выражения (не фразы!) «С уважением» в конце письма перед подписью якобы всегда ставится запятая. Объяснить это «как бы теоретически» она не смогла, а ссылается на то, что это «просто принято».
Если ставить такую запятую и «принято», то далеко не у всех и, боюсь, не у тех, с кого следует брать пример. Впрочем, должен признать, что проблема сложная. Мнение М. Королёвой разделяет и сайт «Грамота.ру»:
Конечно, «Грамота.ру» – уважаемый сайт, и мы знаем, что журналисты «Эха Москвы» с ним дружат. Но он всё-таки не является истиной в последней инстанции, справки на этом сайте пишут обыкновенные люди, которые тоже делают ошибки. И напомню, что есть и другие люди, которые занимаются тем же делом, например, сайт «Грамма.ру». Он придерживается противоположного мнения:
В этой справке совершенно правильно подмечено, что данная запятая бездумно перенесена нашими бизнесменами из правил написания писем на английском языке.
Что касается теоретического обоснования для отсутствия запятой, то оно как раз имеется. Представьте, что вы написали в строчку: «С уважением, Иван ». Такое написание делает имя Иван обращением, т.е. получится, что это не вы – Иван, а тот, к кому вы обращаетесь. Но ведь подпись – это не обращение, а слова «c уважением» – не вводный оборот. Эти слова – неполное предложение, осколок подразумеваемой фразы: «Это письмо написал с уважением к Вам Иван». Кстати, «С уважением» – не единственная форма завершения письма, точно так же – без запятой перед подписью – пишутся обороты «С приветом», «С любовью», «С наилучшими пожеланиями» и т.п.
А чтобы окончательно развеять сомнения, лучше всего обратиться к авторитетным источникам. Таковым в данном случае будут письма несомненно образованных людей. Приведу сначала два примера:
P.S. После фразы «С уважением» можно поставить тире (т. к. оно заменяет собой подразумеваемые слова, например «написал Вам») и точку. Так, например, писал Блок: