Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
ФАЙЛЫ
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
- Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
- Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
- После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
- Ниже посередине строки пишется название документа.
Заполнение тела письма о смене реквизитов
- Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
- Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
- В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Банковские реквизиты могут измениться по инициативе собственника счетов или же по независимым от него причинам. Например, номера счетов меняются при внесении изменений в правила ведения бухгалтерского учета банковскими учреждениями или по техническим причинам.
Если номер расчетного счета поменялся по инициативе банка, то налогоплательщик не обязан информировать об этом налоговый орган. Если же произошло расторжение договора об обслуживании банковского счета или заключен новый договор, то предприятие обязано уведомить об этом налоговую инспекцию . Такая обязанность предусмотрена статьей 32 Налогового Кодекса РФ. Налогоплательщик должен письменно уведомить налоговую службу об открытии и закрытии банковских расчетных счетов в течение 7-ми дней от даты открытия или закрытия. Образец уведомления о смене банковских реквизитов для налоговых органов имеет обязательную форму, утвержденную приказом ФНС от 21.04.2009 г.
Изменение реквизитов банковских счетов не требует согласования всеми сторонами договорных обязательств и внесения изменений в договор. Предприятию достаточно правильным образом уведомить своих контрагентов. В случае если кредитор не известил должников об изменениях в реквизитах, то должник имеет право совершать оплату на прежние счета, которые ему известны. В этом случае все связанные с такой оплатой трудности должен разрешать кредитор. Он не сможет требовать от должника оплаты долга на новый счет, если деньги не поступят, и взимать санкции за просрочку оплаты. При изменении реквизитов счетов рекомендуется как можно раньше сообщить обновленные данные контрагентам и контролирующим органам.
Особенности оформления писем о смене реквизитов
При открытии другого расчетного счета предприятию достаточно прислать своим партнерам информационное письмо об изменении банковских реквизитов. В некоторых случаях, например, когда суммы сделок очень большие, можно оформить дополнительное соглашение к основному договору для того, чтобы быть точно уверенными, что контрагент знает об изменениях, однако, делать это не обязательно. Оформление дополнительного соглашения является обязательным только в том случае, если такая обязанность прописана в основном договоре. Письмо о смене реквизитов направляется партнерам в случае изменения таких данных:
- названия предприятия;
- кода предприятия;
- расчетного счета;
- наименования банка;
- кода МФО банка.
Данный документ составляется индивидуально для каждой ситуации. Законодательством не предусмотрено конкретной формы документа, однако, образец письма о смене банковских реквизитов организации имеет обязательные для всех случаев элементы.
- Письмо составляется на фирменном бланке, обязательно указывается дата составления и исходящий номер.
- Указывается адресат – название фирмы-контрагента.
- Желательно лично обращаться к каждому из партнеров, для чего пишется фамилия имя, отчество и название должности руководителя.
- Далее оформляется текст письма с указанием новых актуальных данных и объяснением причин их изменения.
- Целесообразно также отметить в тексте, что изменение банковских реквизитов не влияет на партнерские взаимоотношения, не изменяет и не отменяет обязанности сторон и указать дату, с которой перестает действовать старый банковский счет.
- В конце ставится подпись, указывается должность и фамилия, имя, отчество лица, подписавшего уведомление.
Письмо можно вручить лично или отправить по почте с уведомлением. Так как письмо является односторонним документом, то у поставщика должно быть подтверждение того, что покупатель его получил. Если оно вручается лично или через канцелярию контрагента, то нужно предусмотреть чтобы на втором экземпляре была проставлена отметка о получении письма.
Уведомление об изменении данных об учреждении относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированного образца письма о смене реквизитов организации не предусмотрено.
Информационное письмо о смене банковских реквизитов образец
Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.
Когда нужно уведомить о смене данных
При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).
В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:
- Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
- В период действия договора произошли изменения регистрационных данных организации.
- Скорректирована платежная информация, например, госучреждение сменило банковскую организацию или банк изменил свое название.
Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.
Образец письма об изменении реквизитов организации
За подготовку такого уведомления должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако, следует указывать обязательные данные:
- Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
- Аналогичные сведения о компании-получателе.
- Информация о месте и времени составления документа.
- Письменные разъяснения сложившейся ситуации.
- Новые данные и дата, с которой они начинают действовать.
- Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии).
Образец письма об изменении банковских реквизитов организации (бланк)
Документ можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк организации. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
Если опоздать с уведомлением
Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец письма о смене банковских реквизитов организации-поставщику не отправили. Что будет в такой ситуации:
- Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
- Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
- Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.
После открытия юридического лица или приобретения статуса индивидуального предпринимателя может понадобиться уведомление о смене реквизитов. Речь идет и о банковских реквизитах (для расчета), и о смене юридического адреса, наименования и т.п.
Физические лица, работающие по трудовому договору, подают работодателю заявление о перечислении заработной платы на карту, в т.ч. при смене реквизитов счета или пластиковой карты. Тогда как организации (и ИП) обязаны сообщить актуальные сведения об изменении реквизитов своим контрагентам по договору или иным обязательствам, а в некоторых случаях и в налоговую инспекцию.
(16,5 KiB, 1 245 hits)
Пример уведомления о смене реквизитов
Общество с ограниченной ответственностью «Премьера»
ОГРН 19684769169 ИНН 61849849346
юр. адрес: 396650, Россия, Воронежская область, г. Россошь,
Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации
Интернациональная, 29
Уведомление о смене реквизитов
Настоящим уведомляем Вас о том, что исполнение денежных обязательств по договору транспортной экспедиции № 49-82/2017 от 10 января 2017 г., заключенного между ООО «Премьера» и ООО «БизнесТран», просим выполнять с даты получения настоящего уведомления по следующим реквизитам: расчетный счет 409735468468460365464 в банке ПАО «ЮТП12», к/с 301468461604979296 БИК 6496846.
О получении уведомления просим проинформировать по электронной почте [email protected]. Настоящее уведомление направлено в соответствии с п. 9.4. вышеуказанного договора и не требует заключения дополнительного соглашения между Сторонами.
Поступившие денежные средства на предыдущий расчетный счет 545496849469864 являться надлежащей оплатой по договору не будет, что повлечет начисление неустойки и возможное расторжение договора.
Генеральный директор А.А. Галевская
Когда составлять уведомление о смене реквизитов
Со 02 мая 2014 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели больше не обязаны уведомлять налоговые органы об открытии счетов в банках. В то же время в целях осуществления валютного контроля обязанность уведомить об открытии счета в банке, находящемся за пределами РФ, осталась. Причем делать это должны и предприниматели, и организации, и физические лица. В таких случаях российским резидентам понадобится специальная форма уведомления (можно найти на официальном сайте ФНС), форма по КНД 1120107.
Реквизиты компании всегда включаются в текст договора. Поэтому при их смене всех контрагентов по действующим договорам необходимо уведомить. Письмо составляется в свободной форме, заверяется подписью директора и печатью организации. Почему это важно? Потому что если контрагент произведет оплату по старым реквизитам, он считается выполнившим свою обязанность. Даже если лицензия у банка уже отозвана.
Содержание и вручение уведомления о смене реквизитов
Документ составляется по факту изменения реквизитов или заранее (если они известны, к примеру, счет уже открыт, то заблаговременно). В договоре могут содержаться определенные требования о порядке направления документов контрагенту. К примеру, только почтовым уведомлением о вручении или, в том числе, по электронной почте, факсу. Первый вариант, разумеется, наиболее приемлем.
При составлении договора за неуведомление о смене реквизитов может быть предусмотрена неустойка или даже расторжение договора. Направляется сообщение на все известные адреса, в т.ч. из выписки ЕГРЮЛ, полученные при переписке, на сайте контрагента.
Уведомление о смене реквизитов вместе с доказательствами его вручения может запрашиваться судом в случае споров по исполнению договоров и иных обязательств.
Для каждой организации существует определенная совокупность сведений под названием «реквизиты», без которых она не может совершать какие-либо операции. Они должны содержаться в любом письме, договоре, платежном поручении и ином документе для признания его действительности. В случае изменения подобных данных компания обязана направить своим контрагентам соответствующее письмо о смене реквизитов.
Обязательная информация
Реквизиты – это данные, которые получает каждое предприятие при его регистрации. Они указываются в Учредительных документах и являются обязательным условием для совершения различного рода операций. Такую справочную информацию должны содержать в себе все документы, составленные данной организацией. В случае каких-то корректировок она тут же должна направить своим партнерам письмо о смене реквизитов.
При регистрации каждому предприятию присваивается:
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
- юридический адрес в соответствии с регистрацией;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
- физический адрес (конкретное местонахождение);
- почтовый адрес (место, куда должна поступать корреспонденция);
- код причины постановки его на учет (КПП);
- данные об уполномоченном банке, через который она осуществляет все расчетные операции;
- банковский идентификационный код банка плательщика (БИК);
- расчетный и корреспондентский счета.
В случае изменения хотя бы одного из этих данных предприятие тут же должно поставить в известность своих должников и контрагентов. Задержка может привести к довольно серьезным последствиям. Компания должна отправить в их адрес письмо о смене реквизитов.
Правила составления документа
В деловой переписке не бывает мелочей. Тем более если она касается таких важных вещей, как реквизиты. В жизни могут произойти разные ситуации: смена руководства, уполномоченного банка или одного из имеющихся адресов. О любом из этих случаев предприятие обязано проинформировать тех, с кем оно напрямую сотрудничает. Это даже отмечено в Гражданском кодексе России. Письмо о смене реквизитов должно иметь определенный единый стиль. Такой документ, как правило, представляет собой изложение в определенной последовательности следующей информации:
- Наименование организации, в адрес которой оно направлено.
- Ф.И.О руководителя.
- Новые и старые реквизиты.
- Причина, побудившая компанию произвести подобные изменения.
- Дополнительные сведения.
- Дата составления данного документа.
- Подпись руководителя компании.
Информацию можно отправить почтой с обязательным уведомлением. Сделать это надо заранее, чтобы данные за время доставки не устарели. В некоторых случаях рекомендуется использовать электронные рассылки или передать сведения с помощью факса.
Смена адреса
Некоторые организации не имеют собственных помещений и вынуждены арендовать их путем заключения соответствующих договоров. Но порой возникает необходимость поменять место своего расположения. В этом случае неосведомленный клиент может попасть в сложную ситуацию. Чтобы такого не произошло, нужно составить письмо о смене реквизитов организации и отправить его всем существующим партнерам.
В первую очередь это касается контрагентов и кредиторов, так как с ними предприятие находится в определенных договорных отношениях. Такое письмо обычно составляется на фирменном бланке. В крайнем случае можно использовать лист формата А4, поставив на нем в левой верхней части угловой штамп. Сначала составляется так называемая шапка. Она находится в правом верхнем углу и представляет собой информацию о том, кому направляется данное сообщение. Далее идет название документа («Информационное письмо» или «О смене реквизитов»). После этого в основном тексте размещается нужная информация. Заканчивается документ подписью руководителя и заверяется круглой печатью.
Изменение платежных реквизитов
Если предприятие меняет обслуживающий его банк или хотя бы один из существующих счетов, оно тоже должно проинформировать всех заинтересованных сторон о таких действиях. В данном случае письмо о смене банковских реквизитов составляется в виде уведомления. Оно может быть адресовано отдельному контрагенту или представлять собой единый документ, который так и будет называться «Уведомление об изменении реквизитов банка».
Правила оформления остаются прежними. Правда, текст лучше составлять в такой последовательности:
- Причина внесения изменений с указанием номера, даты и названия документа, на основании которого это делается.
- Конкретная дата, с которой будут внесены изменения.
- Информация о новых реквизитах.
- Дополнительные сведения о последующих действиях. Здесь надо отметить, сохраняют ли силу все заключенные ранее договоренности.
Сообщать подобные сведения нужно за несколько дней до их наступления. Необходимо учесть, что на доставку такого письма уйдет определенное время. Кроме того, партнеру тоже нужно будет внести у себя соответствующие изменения.